Clarity SaaS: die 3 häufigsten Kundenfragen und unsere Antworten

Cloud-Anwendungen sind längst Alltag geworden und häufig nehmen wir als Anwenderin oder Anwender gar nicht wahr, wann wir uns in der Cloud bewegen. Office 365 mit Applikationen wie Microsoft Teams gehört zur täglichen Routine. Auch mit privaten Apps nutzen wir Software-as-a-Service (SaaS) meist, ohne darüber nachzudenken.

Trotz der zelebrierten Vorteile einer SaaS-Lösung betreiben nicht alle Unternehmen ihr Clarity PPM in der Cloud, denn: Die Debatte „SaaS versus On-Premises“ ist komplex und viele Fragen sind ungeklärt. Wenn Sie heute ein On-Premises Clarity betreiben und mit einer SaaS-Lösung liebäugeln, wird dieser Artikel Ihnen und Ihren Stakeholdern dabei helfen, eine informierte Entscheidung zu treffen.

Sind unsere Daten in der Cloud sicher?

Eine der wichtigsten Fragen beim Thema Cloud ist die Datensicherheit. In Ihrem Unternehmen haben Sie vertrauliche Daten, die Sie schützen müssen und ungerne in fremde Hände geben: Firmengeheimnisse, Informationen aus Forschung und Entwicklung oder personenbezogene Daten. Dass diese Daten bei einer potenziellen SaaS-Lösung im Ausland liegen, ist ein No-Go. Nicht alle Länder haben ein so striktes Datenschutzgesetz wie Deutschland und häufig bedeutet der Mangel an Alternativen schon das Aus für die SaaS-Lösung, bevor sie vollständig evaluiert werden konnte.

Nach unserer Erfahrung bestimmen neben rationalen Argumenten auch emotionale Faktoren (Stichwort Bauchgefühl) die Cloud-Debatte: Unternehmen wollen die Hoheit über ihre Daten nicht aufgeben, koste es was es wolle. Und das zu Recht. Wer garantiert, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten? Was passiert mit den Daten, wenn Sie sich anders entscheiden oder kündigen? Können Sie Ihrem Dienstleister vertrauen?

Mit itdesign Clarity SaaS sind Ihre Daten so sicher wie nur möglich

So viel vorab: Mit unserem itdesign Clarity SaaS-Angebot sind Ihre Daten so sicher, wie sie nur sein können. Denn dieses Angebot haben wir speziell entwickelt, um auf die Bedenken und Fragen einiger Kund*innen zu reagieren. Wir wollen Ihnen die Chance geben, die Vorteile der Cloud zu nutzen und damit langfristig erfolgreich sowie wettbewerbsfähig zu sein. Uns ist es wichtig, dass Sie nicht das Gefühl haben, Ihre Daten in fremde Hände zu geben. Sondern in Hände, denen Sie vertrauen. Damit wir dieses Vertrauen verdienen, tun wir alles, um unseren Kundenunternehmen die größtmögliche Sicherheit zu bieten.

Wie bereits erwähnt, ist der Standort des Rechenzentrums, in dem ihre Daten liegen, für die meisten unserer Kunden ausschlaggebend. Noch wichtiger ist, wer von welchem Standort aus Zugriff auf die Daten in ihrem System hat. Aus diesem Grund war das Clarity SaaS-Angebot des Herstellers Broadcom für viele bisher keine Option. Die Rechenzentren der Google Cloud liegen zwar in Frankfurt (Deutschland), Supportanfragen, Upgrades und Patches werden allerdings durch Mitarbeitende in Drittländern mit weniger ausgeprägten Datenschutzgesetzen bearbeitet.

Anders bei itdesign Clarity SaaS: Hier liegen Ihre Daten auf Servern von Amazon Web Services (AWS) in einem deutschen Rechenzentrum in Frankfurt. Alle Mitarbeitenden bei itdesign, die Zugriff auf Ihr System haben, arbeiten an unserem deutschen Standort; darunter das Entwicklungs- sowie Support-Team. Ihre Daten – egal ob personenbezogene Informationen oder Betriebsgeheimnisse – sind somit auch jederzeit durch die in Deutschland geltenden Gesetze geschützt.

Da auch wir größten Wert auf Datensicherheit legen, ist itdesign Clarity SaaS seit August 2019 zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2017. Nicht nur bei uns selbst, auch bei der Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen achten wir penibel auf hohe Sicherheitsstandards. Daher arbeiten wir bevorzugt mit dem State of the Art Hosting Provider Amazon Web Services (AWS), der über ein umfangreiches Portfolio an Sicherheitszertifizierungen verfügt.

Um menschliche Fehler im Betrieb Ihrer Applikation auszuschließen, haben wir einen automatisierten und standardisierten Security-Prozess entwickelt, den wir kontinuierlich warten. Sollten Sie Ihr System oder das Hosting bei uns einmal kündigen wollen, ist durch unsere Löschzertifizierung gewährleistet, dass Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin gelöscht werden. Sie behalten somit zu jedem Zeitpunkt die volle Hoheit über Ihre Daten.

Ist eine SaaS-Lösung teurer als eine On-Premises-Installation?

Wirft man nur einen Blick auf die reinen Lizenzkosten, könnte man schnell zu dem Schluss kommen, dass eine SaaS-Lösung teurer ist, als die On-Premises-Variante. So einfach ist es allerdings nicht. Ob es sich finanziell lohnt, Clarity außerhalb der eigenen Firma hosten zu lassen, hängt von vielen Faktoren ab, denn hinter den beiden Bereitstellungsoptionen stehen unterschiedliche Services. Während Sie beim On-Premises-Modell nur die Lizenzen erwerben, sind in Ihrem itdesign Clarity SaaS-Paket zusätzlich alle Leistungen rund um Hosting und Betrieb enthalten.

Die Gesamtkosten Ihrer On-Premises-Lösung sind womöglich höher als man denkt

Bei vielen unserer Kunden stößt gerade das Kostenthema die Diskussion über den Wechsel von On-Premises zu SaaS überhaupt erst an. Die internen IT-Prozesse sollen verschlankt und Aufwände sowie Hardware eingespart werden. Wenn aber vermeintlich hohe Kosten als Gegenargument für Clarity SaaS genannt werden, kann es passieren, dass nicht alle relevanten Kosten der bestehenden On-Premises-Lösung betrachtet werden. Nicht zuletzt, weil sie schwieriger zu messen und häufig nicht transparent sind.

Als Clarity On-Premises-Kunde haben Sie die notwendige Infrastruktur zwar schon aufgebaut, aber diese erfordert laufende Betreuung. Die Instandhaltung liegt in Ihrer eigenen Verantwortung und Ihre IT muss Hardware, Datenbanken und Betriebssysteme sowie die Software selbst warten und Zugänge für Ihren Entwicklungsdienstleister bereitstellen.

Noch stärker ins Gewicht fallen die intransparenten aber erheblichen internen Aufwände. Neben der Zeit, die Ihre IT-Abteilung investiert, berichten On-Premises-Kunden häufig von einer mühsamen Koordination zwischen internen Ansprechpersonen, verschiedenen Abteilungen oder Dienstleistern. Bei Fragen oder Anforderungen wird man von einem zum nächsten Kontakt verwiesen und verbringt viel Zeit mit der Suche nach einer zuständigen Person oder muss lange Wartezeiten einplanen, bis interne Engpassressourcen verfügbar sind.

Unsere Empfehlung: Betrachten Sie die Total Cost of Ownership einer On-Premises-Lösung, wenn Sie eine Kostenabwägung machen. Dazu zählen neben dem Kaufpreis der Lizenzen auch die laufenden Kosten für Hardware, Instandhaltung, Datenbanken, Betriebssysteme und Personalaufwand. Vergessen Sie dabei nicht die Opportunitätskosten, die möglicherweise durch verpasste Upgrades entstanden sind. Erfahrungsgemäß werden bei On-Premises-Installationen unter anderem aufgrund fehlender interner IT-Kapazitäten seltener Software-Upgrades durchgeführt. Dadurch entgeht Ihren Anwenderinnen und Anwendern laufend die Chance auf neue Funktionen, die Ihre Wettbewerber womöglich schon längst nutzen.

Mit dem itdesign Clarity SaaS-Angebot erhalten Sie das Rundum-Sorglos-Paket, bei dem Expertinnen und Experten den Betrieb und das Hosting Ihrer Applikation übernehmen – ohne versteckte Kosten.

Gefährden wir mit einer SaaS-Lösung unsere interne IT?

Eine Aussage, die wir oft hören: „Wenn wir Hosting und Betrieb von Clarity auslagern, gefährden wir unsere interne IT.“ Mitarbeitende in der IT sind typischerweise Engpassressourcen und meistens sehr stark ausgelastet. Gleichzeitig wollen viele Unternehmen ihre internen IT-Prozesse verschlanken. Welche Auswirkungen hat es also tatsächlich auf Ihre IT-Abteilung, wenn Sie Clarity in der Cloud betreiben?

Mit Clarity SaaS verschieben Sie Verantwortlichkeiten, sodass Ihre IT freie Kapazität für andere Themen hat

Der Wechsel zu Clarity SaaS bedeutet nicht, dass Ihre bisher zuständigen Mitarbeitenden in der IT nichts mehr zu tun haben. Ganz im Gegenteil: Es werden lediglich Verantwortlichkeiten verschoben.

Um die Clarity Administration, die vorher womöglich viel Zeit und Nerven gekostet hat, kümmert sich jetzt ein spezialisierter Dienstleister. Instandhaltung, Upgrades und Hardware liegen nun in der Verantwortung von itdesign und Ihre IT wird von der Verantwortung für den Betrieb der Applikation befreit. Ihre eigene IT bekommt dadurch mehr Kapazität, um sich anderen strategisch relevanten Themen zu widmen, die Ihr Unternehmen voranbringen. Außerdem werden Ihre ständigen Engpassressourcen entlastet. Man könnte auch sagen: Sie überlassen Clarity externen Expert*innen, damit Ihre internen Ressourcen andere Projekte vorantreiben können, die sich nicht so einfach auslagern lassen.