Echte Digitalisierung und schnelle Freigabeprozesse mit Clarity

Vielleicht kennen Sie das ja: Freigaben sind mühsam, gehören aber unabwendbar zu Ihren Projektprozessen. Wenn Sie ein neues Projekt oder einen Change Request genehmigen lassen wollen, sieht der Prozess bei vielen großen Unternehmen so aus: Das Freigabeformular wird gedruckt und von der ersten Instanz händisch unterschrieben. Dann wird das Dokument eingescannt und per Mail oder sogar physisch per Hauspost an die nächste Person verschickt, die es gegebenenfalls erneut ausdruckt und unterschreibt.

Mit unserer individuellen Weiterentwicklung für digitale Freigaben in Clarity schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie lösen analoge Prozesse ab und nutzen Ihr bereits vorhandenes Clarity als zentrales System für alle digitalen Freigabeprozesse in Ihrem Unternehmen – bis in die höchste Hierarchieebene hinein.

Echte Digitalisierung mit Clarity

Clarity löst manuelle Prozesse ab und beschleunigt Freigaben

Digitalisierung ist ein großes Buzzword. Alle sprechen von künstlicher Intelligenz und vernetzten Maschinen. Allerdings fehlt es in Sachen Digitalisierung bei den meisten Unternehmen schon an den scheinbar banalsten Prozessen, die aber größte Auswirkungen haben.

Auf Basis eines Moduls unseres PPM Global Alliance Partners Rego Consulting haben wir gemeinsam eine andere Lösung entwickelt, die das bestehende Clarity-System eines unserer Kunden zu dem Digitalisierungsinstrument schlechthin gemacht hat.

Freigabe auf Knopfdruck per E-Mail

Clarity als Mastermind im Hintergrund

Digitale Prozesse können in Clarity schon lange flexibel konfiguriert, einfach angestoßen und gesteuert werden. Je nach Umfang des Projekts und Budgets reicht der Freigabeprozess bis in die höchsten C-Levels. Typischerweise arbeiten aber die höheren Instanzen Ihrer Organisation nicht operativ in Clarity. Dass sich CEOs in Clarity anmelden, um dort eine Genehmigung zu erteilen, ist also ein wenig realistisches Szenario.

Anstatt die CEOs zu Clarity zu bringen, bringen wir Clarity zu ihnen. Und zwar indem wir uns einen Dienst zu Nutze machen, mit dem alle bestens vertraut sind und der auch mobil funktioniert: E-Mail.

Zugeschnitten auf Ihren Prozess

• Konfigurierbare Prozesse, Inhalte und Gestaltung
• Betreff, E-Mail-Text und Buttons nach Ihren Anforderungen
• Informationen direkt aus Clarity
• Kein manueller Mehraufwand

Schritt für Schritt: Beispielprozess für digitale Freigaben

1. Prozessdefinition in Clarity

Wir hinterlegen Ihren spezifischen Freigabeprozess mit allen Stufen in Clarity – also welche Informationen in welcher Reihenfolge an welche Person zur Freigabe versendet werden. Projektverantwortliche können diesen Prozess manuell starten oder er startet automatisch mit Erreichung einer bestimmten Projektphase. Clarity weiß dann exakt, was zu tun ist.

2. Antragstellung in Clarity

Nehmen wir ein Beispiel: Projektleiterin Petra möchte Ihr Projekt in die Umsetzungsphase bringen. Dafür braucht sie die Genehmigung vom Auftraggeber und der betroffenen Abteilung. Aufgrund des erforderlichen Projektbudgets muss auch der CFO involviert werden. Petra startet mit einem Klick die Freigabe und Clarity prüft, ob alle erforderlichen Daten vorliegen. Anschießend ermittelt die Software auf Basis der Projektdaten die benötigen Freigaben und versendet eine Freigabeanforderung per E-Mail an die hinterlegten Auftraggeber.

3. Freigabe per E-Mail

Diese E-Mail enthält die zuvor festgelegten Informationen aus Clarity, beispielsweise eine Projektbeschreibung, Projektziele und Details zum Budget. Außerdem werden in der E-Mail drei farbige Buttons angezeigt: grün für die Genehmigung, rot für eine Ablehnung und gelb zur Wiedervorlage. Ein Klick auf den jeweiligen Button öffnet eine spezifisch kodierte Antwortmail, in der ein Kommentar zur Entscheidung hinzugefügt werden kann.

4. Automatische Verarbeitung der Information in Clarity

Die jeweilige Antwortmail wird nun von Clarity verarbeitet und der zugrundeliegende Prozess reagiert je nach Entscheidung mit der nächsten Freigabemail oder informiert Petra über eine etwaige Ablehnung ihres Antrags.

5. Einleitung nächster Prozessschritte in Clarity

Wenn alle Genehmigungen durch die im Prozess hinterlegten Rollen erteilt wurden, rutscht Petras Projekt automatisch in Clarity in die nächste Phase. Für Admins oder das PMO steht im Tool eine Ansicht zur Verfügung, die anzeigt, bei wem und seit wann die Action Items (offene Freigaben) liegen. Bei Bedarf können Freigabemails erneut verschickt werden, falls im vorgegebenen Zeitraum keine Rückmeldung vom Genehmigenden erfolgt ist.

Alle Vorteile auf einen Blick

• Freigabe erteilen oder ablehnen mit einem Klick per E-Mail ohne Anmeldung in Clarity
• Schnellere Genehmigungen und bessere Entscheidungsprozesse für Projekte und Change Requests
• Mit Clarity Digitalisierung und Flexibilität vorantreiben und analoge Prozesse ersetzen
• Nutzung und Verankerung von Clarity im Unternehmen bis in die höchste Führungsebene