Mit der passenden Taskmanagement-Ansicht in Clarity zum Projekterfolg

Wie Tasks gehandhabt werden, ist einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg von Projekten. Deshalb haben wir in einem unserer Clarity Insider _live Webinare dieses Thema in den Mittelpunkt gestellt und uns genauer angesehen, wie unterschiedliche Rollen im Unternehmen von unterschiedlichen Taskmanagement-Ansichten in Clarity profitieren können.

Die wichtigsten Erkenntnisse fassen wir hier noch einmal für Sie zusammen.

Wasserfall, agil, hybrid – Schnell die Perspektive wechseln

Es gibt verschiedene Ansätze, Tasks zu managen – vom klassischen Wasserfallmodell über hybrid bis zu agil. Aber welcher ist der richtige für Ihr Projekt? In vielen Fällen wird die Antwort lauten: Alle drei! Es geht meist nicht um die Auswahl der einen richtigen Methode für das ganze Projekt, es geht um die Wahl der richtigen Perspektive und Denkweise für den jeweils aktuellen und relevanten Kontext! Anders gesagt: Die Antwort variiert, je nachdem, wer gerade aus welchen Gründen auf die Tasks schaut.

• Das Projekt durch die Wasserfall-Perspektive zu sehen stellt klare Deadlines, Abhängigkeiten und Planbarkeit in den Vordergrund. Hier erkennen wir, dass Verbindlichkeit ein wichtiger Aspekt in jeder Kundenbeziehung ist.
• In der agilen Perspektive stellen wir Flexibilität und iterative Anpassung in den Mittelpunkt. Hier ist zu sehen, dass kein Plan den Kontakt mit der Wirklichkeit überlebt und wir am Projektanfang oft noch gar nicht genau wissen, wo es eigentlich hingeht und welche Hindernisse uns begegnen werden.
• Bei einem hybriden Vorgehen denken wir diese beiden Perspektiven zusammen.

Clarity gibt den verschiedenen Rollen im Unternehmen (z. B. Projektleitung, Portfoliomanager*in oder Teammitglied) die Möglichkeit, jederzeit die Perspektive und Denkweise zu wählen, die aktuell am besten passt.

Projektleitung mithilfe des Taskmanagement-Moduls

Versetzen wir uns für einen Moment in Paula hinein – eine Projektleiterin in einem Softwareunternehmen. Sie leitet mehrere Teams und Projekte. Dabei sitzt sie eigentlich immer zwischen mehreren Stühlen: Die Kunden wollen klare Zusagen für Fertigstellung und Funktionsumfang der entwickelten Lösungen; die Unternehmensleitung will nicht nur zufriedene Kunden, sondern auch wirtschaftlich erfolgreiche Projekte; die Teams sind auf eine realistische Planung mit viel Raum für Flexibilität angewiesen, um gute Arbeit und Ergebnisse zu liefern.

Im Taskmanagement-Modul von Clarity hat Paula die Möglichkeit, sich die Tasks eines Projekts in drei Ansichten anzusehen:

1. Klassiche Wasserfallansicht: In dieser Ansicht kann Paula Projektphasen, zeitliche Abläufe, Ressourcen und Meilensteine planen. So erhält das Projekt eine klare Richtung. Klar: Oft wird das Projekt in der echten Welt nicht 1:1 so laufen, wie es in der ursprünglichen Wasserfallplanung gedacht war. Clarity bietet aber alle nötigen Funktionen, um Pläne schnell und unkompliziert an neue Situationen und Unvorhergesehenes anpassen zu können.
2. Kanban-Board: Das Kanban-Board erlaubt den Perspektivenwechsel ins agile Arbeiten. Paula kann User Stories in Spalten organisieren und nach vielfältigen Kriterien sortieren – z. B. kann sie in die Status-Ansicht wechseln, um schnell einen Überblick darüber zu bekommen, welche User Stories noch nicht begonnen wurden, schon gestartet sind oder bereits erledigt wurden. Oder sie lässt sich das Projekt in der Ansicht für den Sprint anzeigen. Hier fokussiert sie sich auf den Fortschritt des Teams, identifiziert etwaige Blockaden oder Verzögerungen und richtet Prioritäten basierend auf dem Fortschritt und der verbleibenden Kapazität des Teams neu aus. Zudem hat Paula immer die Möglichkeit, Karten individuell zu konfigurieren und sogar für andere Teammitglieder freizugeben.
3. Hybrid: Clarity ermöglicht es Paula auch, das Projekt im Wasserfallmodus durchzuplanen und dabei Unterprojekte anzulegen, die agil bearbeitet werden. Paula und ihre Teams können so flexibel und schnell auf Veränderungen und Überraschungen reagieren – gleichzeitig bleiben Deadlines und andere harte Faktoren des Projekts klar im Blick. Besonders vorteilhaft ist dieser Ansatz in Projekten, die eine Mischung aus agilen und traditionellen Teams aufweisen.

Ich und alle Mitglieder meines Teams können schnell zwischen Ansichten wechseln. Welcher Taskmanagement-Stil gerade zur Anwendung kommt, richtet sich nach den Ansprüchen des Projekts und unseren Präferenzen. Aber: Als Projektmanagerin muss ich manchmal sehen können, wo das Projekt im Gesamtverlauf steht und ob wir „on track“ sind. Im Ergebnis arbeitet unser Team meist hybrid: Wir arbeiten so agil wie möglich, aber schalten immer mal wieder ins Wasserfallmodell und prüfen, wo wir stehen.

Paula

Projektmanagerin

Agile Projektplanung mithilfe der Kanban-Ansicht und Widgets

Kanban-Ansicht

In agilen Projekten sowie in hybriden Projekten mit agilen Unterprojekten bietet Clarity Paula und ihren Teams die Möglichkeit, User Stories, Features oder auch Bugs als Karte in Kanban-Boards darzustellen, um die Arbeit in den Teams zu organisieren und den Überblick zu behalten. So lassen sich die Karten beispielsweise einfach per Drag-and-Drop in die verschiedenen Sprints ziehen. Und dann gibt es noch Widgets!

Widgets

Widgets in Clarity sind vielfältige Programmelemente, die helfen genau zu sehen, wo man gerade in den Sprints steht sowie welche und wie viele Tasks als Nächstes anstehen. Außerdem unterstützen Widgets bei der Sprintplanung, z. B., indem die sogenannte „Velocity“ berechnet wird.

Die Velocity gibt an, wie viele Story Points das Scrum-Team in den vorherigen Sprints fertiggestellt hat. Mit Hilfe eines Diagramms kann der Scrum Master die Velocity ableiten und für die Planung des nächsten Sprints nutzen. Dabei passt sich die Anzahl der im geplanten Sprint eingeplanten Story Points dynamisch an, um sicherzustellen, dass der nächste Sprint erfolgreich durchgeführt werden kann. Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung eines WIP-Limits (Work in Progress), um sicherzustellen, dass nicht zu viele User Stories zeitgleich bearbeiten werden, was die Produktivität beeinträchtigen würde.

Überblick und Flexibilität für das ganze Team

Paula als Projektleiterin ist nicht die einzige, die einen Überblick über die Tasks und To-dos im Projekt benötigt. Auch die Mitglieder ihres Teams benötigen diese Übersicht. Gut, dass sich in Clarity alle Teammitglieder ihre Tasks und To-dos in einem Dashboard darstellen und dabei aus einer Vielzahl an Darstellungsmöglichkeiten wählen können, die sie unterstützen, produktiver zu arbeiten.

Kalenderansicht

So können Teammitglieder beispielsweise ihre Aufgabe als Liste anzeigen und nach Fälligkeit sortieren oder in die Kalenderansicht wechseln, um die zeitlichen Zusammenhänge zu visualisieren und intuitiv zugänglich zu machen.

Aufgabenübersicht auf Teamebene

Dabei kann ein leistungsfähiges Dashboard für die eigenen Tasks unterstützen, z. B. gegliedert nach noch nicht begonnenen Tasks, gestartete Tasks oder auch überfällige Tasks.

Filtermöglichkeiten und Widgets

Auch Teammitglieder haben Zugriff auf Widgets und Filtermöglichkeiten, die ihnen auf einen Blick weitere wichtige Informationen zu ihren Tasks zeigen, ohne dafür die Ansicht wechseln zu müssen, z. B.:

• Zahl der noch zu erledigenden Tasks
• Sortierung von Tasks nach Aufgabenbesitzer*in
• Sortierung nach Priorität oder Status
• Schlüsselaufgaben und Abhängigkeiten
• … und viele weitere Optionen!

Das To-do-Modul in Clarity: Ranzoomen, aber das große Ganze im Blick behalten

To-dos sind in Clarity die kleinste Aufgabeneinheit, man könnte auch sagen: Wenn wir uns To-dos ansehen, zoomen wir auf die granularste Ebene eines Projekts. Aber: Wie behalten wir dabei das Big Picture im Blick? Die Antwort lautet: Mit dem To-do-Modul. Damit lassen sich To-dos beispielsweise in Bezug auf die Ebenen „Aufgaben“, „Risiken“ oder „Investitionen“ organisieren und im Blick behalten.

Das macht das To-do-Modul zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Verwaltung von Kleinstaufgaben. Die Möglichkeit, To-dos auf verschiedenen Granularitätsebenen und in verschiedene Kontexte zu organisieren, gibt Benutzer*innen viel Freiheit und Flexibilität, ihre Aufgaben auf eine Weise zu strukturieren, die ihren jeweiligen Anforderungen, Arbeitsweisen und Vorlieben entspricht.

Für mich ist wichtig, meine Aufgaben auf einen Blick zu sehen und zu wissen, in welcher Beziehung diese zu den Aufgaben des restlichen Teams stehen - zum Beispiel: Wartet jemand darauf, dass ich eine Aufgabe abschließe? Bin ich darauf angewiesen, dass mir jemand zuarbeitet? Sind diese Personen on-track oder muss ich mit Problemen rechnen? Mit Clarity haben ich und alle anderen Projektbeteiligten diese Informationen immer sofort verfügbar. Wir arbeiten so schneller und präziser auf den Punkt, ohne viel Zeit für Selbstorganisation aufwenden zu müssen.

Tom

Teammitglied

Kurz: Mit individuell anpassbaren Dashboards, Filtern und Widgets können sich alle Teammitglieder das perfekte Cockpit für ihre Produktivität zusammenstellen. Darüber hinaus kann das Team alle wichtigen Infos zu den eigenen Tasks schnell abrufen und je nach aktuellem Bedarf anzeigen lassen.

Die Projektlandschaft im Blick mithilfe von Scrum-of-Scrum

Die wenigsten Unternehmen haben immer nur genau ein Projekt gleichzeitig am laufen. Deshalb kann man mit Clarity nicht nur ein Projekt in den Blick nehmen, sondern die gesamte Projekt- bzw. Produktlandschaft – mit dem projektübergreifenden Dashboard. In Paulas Unternehmen wird dieses Dashboard beispielsweise von Mark und Sarah verwendet – Mark ist Produktmanager und benötigt den Überblick über das Gesamtportfolio, Sarah ist Scrum Masterin und unterstützt gleich mehrere Teams bei der Koordination und Durchführung ihrer Projekte.

Das Dashboard zeigt, wo welches Team gerade steht, und bietet einen schnellen Überblick über die aktuellen Tasks. Die Ansicht verdeutlicht auch, wie viele Story Points pro Projekt und zugehörigen Tasks geplant sind. So kann Sarah im Daily entscheiden, welches Team welche nicht zugewiesene User Story übernehmen soll.

Mit Clarity kann ich Teams ganz einfach dabei unterstützen, ihre Tasks zu koordinieren. Egal, worum es geht: Ich sehe immer, was ich sehen muss. Alle unfertigen Tasks nach Fälligkeitsdatum filtern? Kein Problem. Tasks nach Parent Investment anzeigen? Auch kein Problem. Anpassen der Swimlanes nach Status oder Sprintplanung? Kein Problem!

Sarah

Scrum Master

So kann Sarah in Echtzeit auf Änderungen und Unvorhergesehenes reagieren und Teams bei der nötigen Anpassung unterstützen. Auch hier gibt es wieder verschiedene, individuell konfigurierbare Ansichten, um Informationen je nach aktuellem Bedarf aufbereiten zu können – beispielsweise die Ansicht als Sprint oder die Ansicht für das Daily Scrum.

Mark als Produktmanager sieht in Clarity, welche Produkte wie weit fortgeschritten sind und inwieweit ihre Entwicklung mit den Zielen übereinstimmt, die für diese angedacht waren. Er weiß welche Features fertiggestellt sind, welche voraussichtlich wann live gehen und wo sich gegebenenfalls unerwartete Hindernisse aufgetan haben, die den Roll-out verzögern.

Clarity gibt mir einen umfassenden Überblick über unser gesamtes Produktportfolio. Ich weiß immer, wo wir stehen und wie wir uns im Vergleich zu unseren Zielen und Erwartungen entwickeln. Die klare Darstellung der Produkt-Roadmap und des Backlogs zeigt mir, welche Features wir gerade bearbeiten und welche als Nächstes geplant sind.

Mark

Produktmanager

Fazit: Alle Tasks im Griff auf allen Ebenen dank Clarity

Egal, ob es um ein Teammitglied, ein Projekt oder gleich die gesamte Projektlandschaft im Unternehmen geht – mit Clarity haben alle Beteiligten immer detaillierte Informationen zu allen Tasks verfügbar und können diese schnell und einfach so aufbereiten und anzeigen lassen, wie sie diese in der aktuellen Situation benötigen.

Dashboards, Kanban-Karten, Widgets – Benutzer*innen können alle Elemente von Clarity so anpassen, wie es für ihre Produktivität und Arbeitsweise am besten ist, statt sich und ihren Workflow sperrigen Top-Down-Systemen unterordnen zu müssen. Dabei ist es egal, ob Projekte gerade im Denkmodus Wasserfall, agil oder hybrid betrachtet werden. All das macht Clarity zum perfekten Taskmanagement-Tool – auf allen Ebenen.