Ressourcenmanagement leicht gemacht: Die Schlüsselprinzipien spielerisch erlernen

Ressourcenmanagement: Ein Marktplatz aus Angebot und Nachfrage

Ressourcenmanagement ist ein herausforderndes Thema, das viele Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen beschäftigt: Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung? Welche Projekte und Investitionen können wir damit stemmen, ohne unsere Mitarbeitenden zu überlasten?

Sich mit diesen Fragen zu beschäftigen ist deshalb so wichtig, weil sich eine realistische Planung direkt auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden auswirkt und gleichzeitig sicherstellt, dass Sie keine Ressourcen (und damit verbundene Kosten) verschwenden. Außerdem erhalten Sie Planungssicherheit in Ihren Projekten und können den Anforderungen des Marktes gerecht werden.

Im Grunde genommen funktioniert Ressourcenmanagement wie ein Marktplatz:

• Angebot an Ressourcen (= Mitarbeitende) mit unterschiedlichen Fähigkeiten, das von Ressourcenmanager*innen oder der Teamleitung projektübergreifend verwaltet wird
• Nachfrage nach Ressourcen für die Umsetzung von Projekten, z. B. durch Projektverantwortliche

Ziel ist es, Ihre Projekte im Unternehmen optimal mit Ressourcen zu besetzen – und zwar so, dass keine Über- oder Unterlasten entstehen und die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt werden können.

Unsere Empfehlung: Machen Sie Ihr Team frühzeitig mit den wichtigsten Prinzipien einer funktionierenden Ressourcenplanung vertraut. Und wie ginge das besser als auf eine spielerische Art und Weise?

Das Spiel: „Ressourcenmanagement – Place Your Bets”

Mit unserem Spiel „Ressourcenmanagement – Place Your Bets“ tauchen Sie spielerisch ein in die Welt des Ressourcenmanagements. In mehreren Spielrunden lernen Sie auf einem abstrakten Level und mit viel Spaß die wichtigsten Prinzipien einer funktionierenden Planung kennen und werden feststellen, unter welchen Voraussetzungen eine realistische Planung Ihrer Projekte und Ressourcen möglich ist. An alle Projekt- und Ressourcenmanager*innen da draußen: Get ready and place your bets!

Eckdaten

• Anzahl Spielende: 6 – 12 Personen
• Spieldauer: circa 90 Minuten
• Zielgruppe: Ressourcenverantwortliche, Teamleitung, Projektleitung, Projektmitglieder, PMO, Management, Mitarbeitende

Spielablauf

Alle Mitspieler*innen verteilen sich um einen großen Tisch und erhalten von der Spielleitung eine Rolle für das Spiel: Ressourcenmanager*in, Projektmanager*in, Management oder Mitarbeiter*in. Gespielt werden insgesamt vier Runden, nach jeder Runde erfolgt die Punktevergabe durch die Spielleitung.

Aufgabe der Projektleitung

Die Projektmanager*innen erhalten jeweils verschiedene Projekte (z. B. Bau einer Produktionsanlage, Website Launch), die in einem vorgegebenen Zeitraum (z. B. t = 3 – 6) auf ihrem Projektplan eingeplant und mit den passenden Ressourcen besetzt werden sollen. Ziel der Projektleitung ist es also, ausreichend Ressourcen mit den benötigten Fähigkeiten zu erhalten und so ein Projekt umsetzen zu können.

Aufgabe der Ressourcenverantwortlichen

Dem gegenüber sitzen die Ressourcenmanager*innen: Sie verwalten die verfügbaren Ressourcen im Spiel (abgebildet als modifizierte Skatkarten). Ziel dieser Rolle ist eine optimale Auslastung der Mitarbeitenden zu erreichen – möglichst, ohne am Ende des Tages noch freie Ressourcen verfügbar zu haben.

Jede Spielrunde hat dabei ihre eigenen Regeln: Mal dürfen sich die Projektmanager*innen die Ressourcen einfach nehmen, mal müssen sie diese bei den Ressourcenverantwortlichen anfragen. Mal dürfen sie sich mit den anderen Mitspielenden austauschen, mal haben sie keinen Einblick in die Planung der anderen.

Zusätzlich zu diesen beiden Rollen gibt es Manager*innen und Mitarbeitende, die im Spiel eine beobachtende Rolle einnehmen und das Spielergebnis jeder Runde subjektiv bewerten dürfen. Das Management hat dabei stets das unternehmerische Optimum im Blick, während den Mitarbeitenden vor allem ihre Auslastung am Herzen liegt.

Ziel des Spiels ist es, gemeinsam als Team so viele Punkte wie möglich zu erreichen: Sie wollen das Maximum für Ihr Unternehmen erreichen, Ihre Projekte optimal umsetzen und so am Markt bestehen.

Mithilfe weiterer Ereignis- und Risikokarten können Sie das Spiel auf die Spitze treiben: Was, wenn Ressourcen krankheitsbedingt ausfallen? Oder kurzfristig ein neues Projekt eingeplant werden soll? Was passiert, wenn Ressourcen zugesagt werden, obwohl sie gar nicht verfügbar sind?

Unsere Best Practices für Ihr Ressourcenmanagement

• Kommunikation

  Sprechen Sie miteinander,
  ­z. B. in einer wöchentlichen Ressourcenrunde. Das funktioniert meist besser als die zeitversetzte Kommunikation via Tool.

• Transparenz

  Zu wissen, was die anderen Team­mitglieder brauchen, erleichtert die Lösungs­findung ungemein und unter­stützt die Akzeptanz von Entscheidungen.

• Priorisierung

  Priorisieren Sie Ihre Projekte im Rahmen eines Projektportfolios. So können Sie effizient entscheiden, wo (begrenzte) Ressourcen eingesetzt werden sollen.

• Verankerung der Prozesse

  Setzen Sie den Fokus auf die Verankerung Ihrer Prozesse statt losgelöste Theorien. Führen Sie Trainings durch, kommu­ni­zieren Sie den Mehrwert und beziehen Sie Ihr Team ein!

• Einheitliches Mindset

  Sorgen Sie für ein einheitliches Mindset und Verständnis unter Berücksichtigung der unternehmens­spezifischen Kultur.

• Ganzheitliche Betrachtung

  Den maximalen Erfolg erzielen Sie dann, wenn Sie alle relevanten Faktoren, Rollen und Informationen mit in die Planung einbeziehen.

• Kontinuierliche Planung

  Bewahren Sie sich den Spielraum, um auf kurzfristige Veränderungen oder Bedarfe zu reagieren. Seien Sie agil – auch in Ihrer Ressourcen- und Projektportfolioplanung!

• Vertrauen & Pragmatismus

  Setzen Sie auf Selbstorganisation und Prag­matismus. Reduzieren Sie die Kom­plexität Ihrer Prozesse und gewähr­leisten Sie eine Anwendbarkeit über viele Projektarten hinweg.

Software-Unterstützung: Ressourcenmanagement mit Clarity und itd Advanced Resource Planning

Das Spiel zum Thema Ressourcenmanagement zeigt Ihnen: Mit Spaß an der Sache erhalten Sie einen guten Überblick über die Komplexität und Schlüsselprinzipien einer projektübergreifenden Ressourcenplanung. Diesen Ansatz greift auch unser Add-on itd Advanced Resource Planning für Clarity auf: Dank vieler zusätzlicher Funktionalitäten erhalten Sie die nötige Transparenz über Ihre Ressourcen und können die Herausforderung auch im echten Leben mit Leichtigkeit meistern.

Behalten Sie den Blick auf das große Ganze, ohne zwischen Ansichten wechseln zu müssen. Durch die visuelle Darstellung Ihrer projektübergreifenden Ressourcenplanung erhalten Sie unmittelbares Feedback zur aktuellen Kapazitätsauslastung und darüber, wo Engpässe oder Freiräume entstehen. Auch Simulationen und Szenario-Planung sind möglich. Finden Sie den Sweet Spot!