Nutzung und Mehrwert von Clarity
Was waren die konkreten Herausforderungen, die Sie dazu bewegt haben, ein Tool wie Clarity einzuführen?
Das übergeordnete Ziel des Multiprojektmanagements ist es, einen klaren Überblick über alle Projekte im Unternehmen zu bekommen. Ziel war es außerdem, Vorhaben zielgerichtet und effizient umsetzen zu können und damit einen Mehrwert für unsere Kunden zu erzielen.
In unserem früheren Projektmanagementprozess haben wir uns noch sehr auf Programme wie Excel, Word und MS Project gestützt. Die einzelnen Dateien waren dementsprechend in verschiedenen Dateisystemen verteilt. Wir wollten ein einheitliches Tool, das als zentraler Single Point of Truth fungiert und in dem Informationen rund um das Projekt gesammelt, gepflegt und jederzeit ausgewertet werden können.
Außerdem brauchten wir eine Software, die einen bereichsübergreifenden und durchgängigen Prozess unterstützt: von der operativen Durchführung z. B. bei der Steuerung und dem Controlling einzelner Projekte, über Themen wie Ressourcen- und Projektportfoliomanagement bis hin zur strategischen Entscheidungsfindung, welche Projekte gestartet werden sollten oder nicht.
Warum haben Sie sich für Clarity entschieden? Was sind die konkreten Vorteile der Software?
Clarity ist ein sehr ausgereiftes Produkt, das per se ein sehr breites Funktionsspektrum mit sich bringt, gerade was das Thema Projektcontrolling betrifft. Zudem gibt es starke out-of-the-box-Funktionen für das Projektportfoliomanagement – ein Bereich, in dem andere Tools ihre Schwächen zeigten. Auch der ganze Themenbereich Automatisierung (z. B. durch Workflows) und System-Schnittstellen ist sehr wichtig für uns. Hier bildet Clarity durch die vorhandenen Anpassungsmöglichkeiten über Customizing oder Scripting eine wichtige Grundlage, um die Anforderungen dahingehend abzudecken.
Wir brauchten zudem eine branchenunabhängige Lösung, die den gesamten Projektmanagementprozess aus neutraler Sicht abbildet – unabhängig von der Art des Projekts. Wir haben ein sehr breites Projektspektrum, da wir als Auftragsfertiger keine eigenen Produkte haben und mit Kunden aus unterschiedlichsten Branchen zusammenarbeiten. Hinzu kommen unsere internen Vorhaben wie z. B. IT-, Bau- oder Organisationsprojekte. Das bringt verschiedenste Anforderungen und Normen mit sich, die jeweils erfüllt werden müssen. Clarity hat uns als Softwarelösung hier besonders überzeugt, da es auf die Abbildung des generischen Projektmanagementprozesses fokussiert ist, ohne dabei eine konkrete Branche in den Vordergrund zu stellen.
In welchen Bereichen wird Clarity im Unternehmen genutzt?
Clarity kommt bei uns standortübergreifend in allen Geschäfts- und Zentralbereichseinheiten und über die komplette Bandbreite hinweg zum Einsatz: ganz klassisch für die Abwicklung von Kundenprojekten, aber auch intern in unseren Zentralbereichen wie z. B. in der IT, im Engineering oder im HR.
Insbesondere in Bereichen, die sehr projektorientiert arbeiten, wird Clarity und das Funktionsspektrum darin intensiv genutzt.
Und wie wird Clarity im Unternehmen eingesetzt? Was sind beispielhafte Anwendungsfälle?
Wir nutzen die Lösung für die Steuerung aller Arten an Projekten – aller Größenordnungen und Komplexitätsstufen. Sogenannte Mini-Projekte werden genutzt, um mit den vorhandenen Funktionen und Schnittstellen möglichst effizient durch vordefinierte Templates Vorhaben zu starten und automatisierte Soll-Ist-Vergleiche von Aufwänden und Kosten durchführen zu können, ohne immer den gesamten Projektmanagementprozess durchlaufen zu müssen.
Wir verwenden Clarity aber auch intensiv für sehr komplexe Projekte, bei denen der volle Leistungsumfang inklusive Workflow-gestützter Phasenübergänge, detaillierte Projektplanungen mit Ermittlung des kritischen Pfades oder ein aktives Risiko- und Chancenmanagement zum Einsatz kommt. Durch die Zusatzimplementierung von Checklist-Items pro Projektart und -komplexität (gesteuert über Templates) wird zudem sicherstellt, dass die qualitativ notwendigen Prüfungen durchgeführt werden und auch nachvollziehbar sind.
Sinnvoller Ressourceneinsatz mit itd Advanced Resource Planning
Während der Einführungsphase hat sich in Teilbereichen zudem die Anforderung ergeben, ein Ressourcenmanagement zu etablieren, um als Vorteil daraus die Ressourcenverteilung in Projektvorhaben aktiv steuern zu können. Hier spielt das Add-on itd Advanced Resource Planning für uns eine wichtige Rolle – die Anwendungsfälle reichen hier von Personaleinsatzplanungen bis zu Kapazitätsreichweitenauswertungen.
Des Weiteren ist im Zuge der zunehmenden Digitalisierung geplant, die im MUX (Modern UX) neu verfügbaren Module „Hierarchy“ und „Roadmap“ für die transparente Darstellung der Verbindung von Projekten zu Strategie einzusetzen. So erhalten wir einen konsolidierten Status der Digitalisierungsvorhaben und können daraus wiederum zielgerichtet und zeitnah Maßnahmen ableiten.