OKR in Clarity: Mit agiler Strategie zum Erfolg

OKR ist in aller Munde. Man könnte meinen, es entfalte sich ein weiterer Business-Hype. Aber: Die OKR-Methode ist kein aufregender neuer Trend, der morgen schon wieder vorbei ist, sondern ein erprobtes, äußerst erfolgreiches Management-Framework.

Bereits in den 70er Jahren brachte Andy Grove, der „Vater der OKR-Methode“, das Unternehmen Intel auf die Erfolgsspur. Über John Doerr kam die Methode dann zu Google – dem heutigen OKR-Vorzeigeunternehmen. Von Weltkonzernen wie Intel, Google, LinkedIn, Zalando und Daimler über eine Vielzahl an mittelständischen Unternehmen bis zu Start-ups und Kleinunternehmen – OKRs funktionieren. Also lassen Sie uns darüber reden:

• Was ist OKR und welchen Mehrwert bringt es?
• Wie formulieren Sie gute OKRs?
• Welche Stolpersteine sollten Sie vermeiden?
• Wie kann die Software Clarity bei OKR helfen?

Was ist OKR?

Definition: OKR ist eine agile Methode für die Strategieumsetzung.

Das Akronym „OKR“ steht für Objectives und Key Results – womit auch die beiden zentralen Hebel der Methode benannt sind: Ein motivierendes Ziel und messbare Ergebnisse.

Die Objectives beschreiben das Zielbild, also ein angestrebter Zielzustand, welches dem Team Orientierung und Inspiration bietet. Die Key Results legen fest, welche messbaren Veränderungen bewirkt werden müssen, um den Zielzustand mit all seinen Facetten zu erreichen. Es geht also darum, ein qualitatives Ziel (Objective) durch quantitative Ergebnisse (Key Results) messbar zu machen.

Kurz gesagt – OKR beantwortet die Fragen:

• Was wollen wir bewirken?
• Wie messen wir, ob wir die Wirkung erzeugen konnten?

Agile OKR is a management methodology that helps to ensure that the company focuses efforts on the same important issues throughout the organization.

John Doerr

Autor des Buches "Measure What Matters"

Ein OKR-Set besteht aus einem Zielbild (Objective) und 2-5 messbaren Zielwerten (Key Results). In der Regel wird das OKR für ein Quartal formuliert und orientiert sich an den langfristigen Strategiezielen. Ein OKR-Set könnte dann zum Beispiel so aussehen:

Beispiel: OKR für Q1 2024

Objective

Unsere Kund*innen nehmen uns als professionellen Partner für OKR-Management wahr.

Key Results

• 3.000 Aufrufe unseres OKR-Blogbeitrags
• 10 qualifizierte Leads über unsere Webseite generiert
• 5 Bestandskunden haben einen Termin für einen OKR-Workshop vereinbart. 
• 2 OKR-Einführungsprojekte mit Kunden gestartet
• 40% unserer Bestandskunden haben sich für unser OKR-Webinar angemeldet. 

Ihr Mehrwert durch OKR

Viele werden das Problem kennen: Das Topmanagement hat ein visionäres Strategiedokument ausgearbeitet, doch die Mitarbeitenden an der Basis keine Zeit sich damit zu beschäftigen. Sie haben mit den kurzfristigen Herausforderungen im operativen Tagesgeschäft zu kämpfen. Ohne Bindeglied zur operativen Ebene kann die Strategie schnell unerreichbar und damit für die Belegschaft irrelevant wirken. Und so klafft eine Lücke zwischen der Strategie und deren Umsetzung. Hier kommt OKR ins Spiel…

OKR bricht die langfristige Vision auf ein kurzfristig erreichbares Etappenziel herunter. Dies hilft, die Strategie zu operationalisieren, die Kräfte auf den wichtigsten nächsten Schritt zu fokussieren und konkrete To-Dos für die einzelnen Mitarbeitenden abzuleiten. Dadurch füllt OKR die Lücke zwischen Strategie und Tagesgeschäft. 

Diese konkreten Vorteile bringt OKR

• Aktive Mitgestaltung: OKR bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit zur aktiven Teilhabe bei der Zielformulierung und Umsetzung. Dies fördert die Identifikation mit den Zielen sowie die intrinsische Motivation.
• Messbarkeit von Zielen: Dank OKR wird die Zielerreichung mess- und bewertbar.
• Sichtbarmachen des Beitrags zum Unternehmenserfolg: Der Fortschritt der KRs ist jederzeit klar ersichtlich und Mitarbeitende können anhand der Ergebnisse live mitverfolgen, wie ihre Arbeit zum Teamerfolg beiträgt.
• Mehr Fokus im Alltag: Die Fokussierung auf den wichtigsten Teilbereich der Strategie pro Quartal reduziert die Komplexität. Die Mitarbeitenden haben weniger Themen gleichzeitig im Kopf und können sich gebündelt auf die Erreichung des einen gemeinsamen Objectives konzentrieren.
• Mehr Transparenz: OKR macht sichtbar, an welchen Strategiethemen gerade aktiv gearbeitet wird. Dadurch kann Silodenken innerhalb von Abteilungen überwunden und eine bessere bereichsübergreifende Kooperation und Kommunikation erreicht werden.
• Fördern von Kreativität und Innovation: Richtig definierte OKRs geben nur die angestrebte Wirkung (Outcome) vor und keine konkreten Handlungsanweisungen. Dadurch entsteht viel Raum für Kreativität, die Möglichkeit in neuen Ansätzen zu denken und neue Wege auszuprobieren.
• Schnelle Reaktionsfähigkeit und Agilität: Die OKR-Methode erlaubt es Unternehmen, sich in kurzen iterativen Zyklen (i.d.R. drei Monate) fokussiert auf strategische Ziele zuzubewegen. So sind schnelle Kurskorrekturen und das Aufgreifen von Trends möglich.
• Maximale Flexibilität: Ob auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Teamebene ― die OKR-Methode kann auf verschiedenen Hierarchielevels angewandt werden. Der Ansatz lässt sich außerdem grundsätzlich für jegliche Gruppen, Unternehmensgrößen, Branchen und Strukturen einsetzen.

Checkliste: Gute OKRs aufsetzen

Wer sich tiefer mit dem Thema OKR beschäftigt, merkt schnell: Der Erfolg der Methode hängt von der richtigen Formulierung der Objectives und Key Results ab!

Objectives – die 'Mini-Vision' für das nächste Quartal

Das Objective beschreibt den angestrebten Zustand der Welt (= Zielbild) — zusammengefasst in einem inspirierenden Satz, der den Mitarbeitenden im Gedächtnis bleibt. Als Leitsatz liefert das Objective Orientierung bei der Priorisierung von Arbeit und motiviert dazu, mit eigenen Ideen zur Zielerreichung beizutragen.

Weitere wichtige Eigenschaften

• Qualitative Zielformulierung
• 1-2 Objectives pro Team
• Einprägsamer Satz, der die Sicht der Zielgruppe beschreibt (z. B. „Unsere Kunden lieben…“ oder „Unsere Mitarbeitenden wissen…“)
• Orientiert sich an den übergeordneten, langfristigen Strategiezielen (z. B. Vision und MOAL)
• Inklusiv formuliert, d. h. jedes Teammitglied kann zur Zielerreichung beitragen

Key Results – die messbaren Teilergebnisse des Objectives

Damit die OKR-Methode wirklich funktioniert, ist es entscheidend, dass die Key Results das „richtige“ Ziel messen! Bei OKR misst man den Erfolg nicht daran, wie viele Ressourcen man investiert hat (Input), welche konkreten Maßnahmen ergriffen wurden (Aktivitäten) oder welche sichtbaren Erzeugnisse dabei entstanden sind (Output).

Viel mehr werden Key Results so formuliert, dass sie die Wirkung aller Aktivitäten auf die Zielgruppe messen – also den tatsächlich entstandenen Mehrwert (Outcome). Das mag einleuchtend klingen, doch in der Praxis ist dies die vielleicht größte Herausforderung.

Weitere wichtige Eigenschaften

• Quantitative Zielformulierung: KRs enthalten immer eine Zahl!
• 2-5 Key Results pro Objective
• KRs messen die angestrebten Reaktionen der Zielgruppe (Outcome) und nicht die eigenen Investitionen, Aktivitäten oder Erzeugnisse.
• Orientiert sich am zugehörigen Objective (KRs sollten alle wichtigen Facetten des Objectives abdecken)
• Eindeutig, fortlaufend und ohne größere Verzögerung messbar

Welche Stolpersteine sollten Sie vermeiden?

Bei itdesign arbeiten wir selbst mit OKR und unterstützen auch unsere Kunden bei der Verwendung der Methode. Aus unseren Erfahrungen haben wir einige unserer Best Practices für Sie zusammengestellt, mithilfe derer Sie typische Fallstricke vermeiden und die Vorteile der Methode voll ausnutzen können:

Wie kann die Software Clarity bei OKR helfen?

Unternehmen, die OKR einführen wollen (oder bereits damit arbeiten), stehen vor der Aufgabe, das richtige Tool für die Umsetzung zu finden. Damit einher geht die Frage, was ein solches System leisten muss und auf welche Herausforderungen es eine Antwort bieten sollte. Die gute Nachricht, wenn Sie Clarity bereits für Ihr PPM nutzen: OKRs lassen sich in Clarity hervorragend abbilden, organisieren und tracken. Die Einführung eines weiteren Tools ist somit nicht nötig. Wir zeigen Ihnen, wie OKR-Management in Clarity gelingt.

Vorteile von Clarity bei der Umsetzung von OKRs

Sichtbarkeit von Unternehmenszielen

Mit Clarity als Single Source of Truth läuft das OKR-Management im selben Tool wie das Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. Strategie und Ziele sind damit eng mit den alltäglichen Abläufen und einem ohnehin genutzten Tool in Ihrem Unternehmen verbunden. Ein großer Mehrwert ist dabei die Verknüpfung von Projekt- und OKR-Management: Projekte können ganz einfach und unkompliziert direkt mit den Key Results und Objectives, auf die sie einzahlen, verknüpft werden. So hilft Clarity dabei, Ziele transparenter und den Beitrag von Mitarbeitenden sichtbarer zu machen.

Hohe Usability

Mit OKR zu arbeiten soll inspirieren, motivieren und Spaß machen. Usability ist hier ein entscheidender Faktor. In Clarity können sich Ihre Nutzer*innen dank der intuitiven Oberfläche sowie mannigfaltiger Filteroptionen eigene Ansichten konfigurieren und speichern, Informationen konsolidieren, Abweichungen bei KRs farblich kennzeichnen und mehr.

Gleichzeitiges Bearbeiten

Paralleles Arbeiten an OKRs ist im Gegensatz zu klassischen Excel-Lösungen jederzeit möglich und eine manuelle Konsolidierung verschiedener Listen im Nachgang ist nicht notwendig. So werden mögliche Fehlerquellen von Beginn an eliminiert und unnötiger Aufwand vermieden. Außerdem wird die Koordination und Zusammenarbeit auch über Abteilungen hinweg erleichtert und Zielkonflikte können frühzeitig erkannt und aufgelöst werden.

Hohes Maß an Konfigurierbarkeit

OKR-Management ist ein sehr individueller Prozess, der von Flexibilität lebt. Objectives und Key Results variieren von Unternehmen zu Unternehmen und von Quartal zu Quartal. Clarity ist so anpassbar, dass Sie Ihren OKR-Prozess nutzen können, ohne dass dieser durch Limitierungen des eingesetzten Tools eingeschränkt wird. Sie entscheiden beispielsweise selbst, welche Metriken für Ihre KRs notwendig sind und berechnet werden sollen oder welche Ansichten Sie benötigen.

Übersichtliches Status-Reporting

Clarity bietet Ihnen Echtzeiteinblicke bezüglich der Fortschritte bei der Zielerreichung. Von kontinuierlich aktualisierten Statistiken über Power BI-Reports zu speziellen OKR-Dashboards – Clarity bietet Ihnen alles, um Ihre OKRs jederzeit zu tracken und den Status Quo zu visualisieren. Sie und Ihre Kolleg*innen haben damit stets den Überblick, wo Sie bezüglich einzelner Key Results stehen, und können nicht nur den Fortschritt in Echtzeit überprüfen, sondern Ihre Mitarbeiter*innen zusätzlich anspornen.

Frühzeitig Trends erkennen

Clarity bietet eine Historisierung aller wichtigen Daten im Zusammenhang mit KRs. So können Sie den Verlauf über die Zeit gut nachvollziehen und es lassen sich einschlägige Ereignisse, Wendepunkte und Trends identifizieren.

Automatische Erinnerungsmail

Eine automatisierte Mail erinnert die KR-Verantwortlichen wöchentlich daran, ihre Eintragungen in das System zu tätigen. So stellen Sie sicher, dass die KRs regelmäßig und zuverlässig aktualisiert werden und können den aktuellen Stand bei der Zielerreichung mitverfolgen.

Zusammenhänge überblicken

Mithilfe von Hierarchien in Clarity können Sie die OKR-Hierarchie bestehend aus Strategie, Objectives und Key Results in einer Baumstruktur übersichtlich und konsolidiert darstellen. Sie erhalten also ein Gesamtbild auf einer höheren Ebene und halten die wichtigsten Informationen stets im Blick. Möchten Sie weitere Details einblenden, können Sie Ihre Hierarchien jederzeit anpassen.

Alle Clarity Funktionen im Überblick

• Verwendung von Custom Investments zur Darstellung von Strategie, Objectives und Key Results
• Visuelle Darstellung der OKR-Hierarchie mithilfe des Hierarchien-Moduls
• Einbindung von Power BI-Reports für die Darstellung der aktuellen Zwischenergebnisse in einem Statusbericht
• Weitere Dashboards individuell konfigurierbar
• Wöchentliche Erinnerungsmail an alle KR-Verantwortlichen
• Kundenspezifische Vergabe von Edit- und View-Rechten
• Automatische Berechnung individueller Kennzahlen und Vergleichswerte
• Farbliche Kennzeichnung positiver und negativer Abweichungen
• Mannigfaltige Filter- und Konfigurationsmöglichkeiten zur Erstellung eigener Ansichten

Mit Clarity stehen Ihnen alle wichtigen Funktionen zur Verfügung, die Sie für ein professionelles OKR-Management benötigen. Und das in einem Tool, das Sie bereits im Einsatz haben, mit dem die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens bereits vertraut sind und für das Sie ohnehin Geld bezahlen! Nutzen Sie die Synergieeffekte und starten auch Sie mit OKRs in Clarity.

itdesign als Umsetzungspartner

Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung Ihrer OKRs in Clarity. Einen zusätzlichen Vorteil, den wir Ihnen bieten können, ist dieser: Erfahrung.

Wir haben nicht nur Umsetzungsprojekte bei unseren Kunden begleitet und zertifizierte OKR-Master in unseren Reihen, sondern arbeiten seit einigen Jahren selbst mit OKRs in Clarity. Diese Erfahrungen und Lösungsansätze können wir nutzen, um auch Sie bei der Implementierung von OKR-Management in Clarity zu unterstützen. So können Sie schnell und unkompliziert loslegen. Wir kennen die Herausforderungen und Vorteile des Ansatzes aus unserem eigenen Arbeitsalltag und freuen uns darauf, unsere Erfahrungen mit Ihnen zu teilen.

Wenn Sie daran interessiert sind, OKRs für Ihr Unternehmen zu nutzen, bieten wir Ihnen das komplette Paket aus einer Hand. Nehmen Sie gerne ganz unverbindlich mit uns Kontakt auf!