Best Practice Software-Auswahl: Proof of Concept statt Ausschreibung

Sie sind gerade dabei, eine PPM-Software auszuwählen? Dann kennen Sie das bestimmt: Auswahl und Einführung sollen schnell und möglichst günstig verlaufen. Am Ende soll aber auch das Ergebnis stimmen und die Software perfekt zu Ihrem Unternehmen passen.

So weit so gut. Die Anforderungen haben Sie vermutlich schon in einem Katalog definiert – oder Sie sind gerade dabei, diese von verschiedenen Stakeholdern zu sammeln. Möglicherweise haben Sie schon nach bestimmten PPM-Tools oder Anbietern recherchiert und bereits einige in die engere Auswahl genommen.

An dieser Stelle wird es nun konkreter. Bestimmt haben Sie sich schon mindestens eine dieser Fragen gestellt:

• Wie lange dauert es, bis wir die Software effektiv nutzen können?
• Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
• Wie schaffen wir es, dass am Ende unsere individuellen Anforderungen in der Software abgebildet werden?
• Wie identifizieren wir die Software und den Anbieter, die wirklich zu unserem Unternehmen passen?

Wenn Ihnen diese Fragen bekannt vorkommen, sollten Sie an dieser Stelle weiterlesen. Vielleicht können wir Sie ja mit unserer Antwort überraschen.

Ausschreibungen: Die klassische Methode zur Auswahl einer komplexen Software – aber auch die beste?

Zunächst einmal zu dem, was Sie schon wissen: Viele Unternehmen entscheiden sich bei umfangreichen Software-Einführungsprojekten dafür, vorab eine Ausschreibung durchzuführen, um festzustellen a) welches Tool das richtige ist und b) mit welchem Anbieter sie in Zukunft zusammenarbeiten wollen.

Möglicherweise haben Sie auch schon mit diesem Gedanken gespielt oder es steht sogar als nächster Schritt auf Ihrer To-do-Liste. Wenn dem so ist, laden wir Sie ein, dieses Vorhaben noch einmal zu hinterfragen, denn unsere Erfahrung besagt: Es gibt eine bessere Lösung.

Weshalb wir das glauben? Seit vielen Jahren beobachten wir, dass Ausschreibungen den Kunden am Ende nicht das bringen, was sie sich versprechen: eine Software, die optimal zu ihren Bedürfnissen passt sowie einen zuverlässigen und kompetenten Partner.

Warum Sie mit einer Ausschreibung nicht bekommen, was Sie brauchen

Ausschreibungen dauern lange und kosten sehr viel Geld

Ihre Entscheidung für Tool und Anbieter basiert auf einem theoretischen Bewertungsverfahren, das mehrere Monate oder sogar Jahre dauern kann. Am Ende investieren Sie daher in Lizenzen, bevor Sie und Ihre Anwender*innen ausführliche praktische Erfahrungen mit der Software sammeln konnten.

Sie können sich nie sicher sein, dass die Software wirklich zu Ihrem Unternehmen passt

Als Kunde haben Sie das System im Voraus nur kurz und eher oberflächlich getestet. Meist wird die Software vom Anbieter in Websessions oder Live Demos vorgeführt. Die Usability und die Passgenauigkeit auf Ihre speziellen Anforderungen werden dadurch nur theoretisch abgefragt.

Eine Ausschreibung scheint zwar auf objektiven Bewertungskriterien zu beruhen und suggeriert eine hohe Entscheidungsqualität. Möglicherweise liegen aber nur wenige Punkte zwischen den einzelnen Kandidaten und eine kleine Änderung Ihres Bewertungssystems könnte ein anderes Ergebnis bringen. Das eigene Bauchgefühl wird dabei oft vernachlässigt.

Der Anbieter muss sich noch nicht in der Praxis beweisen

Bei dieser Art der Software-Auswahl binden Sie sich bereits früh an einen bestimmten Partner bevor Sie ihn live und „in Action“ gesehen haben. Außerdem lernen Sie lediglich die Vertriebsmitarbeiter*innen des Anbieters kennen, nicht jedoch das Team, mit dem Sie die Implementierung und das gemeinsame Projekt später durchführen.

Die Chancen einer Fehlentscheidung und somit einer Fehlinvestition stehen relativ hoch. Glücklicherweise gibt es eine andere Option. Sie müssen also gar nicht die Katze im Sack kaufen.

Die Alternative: Praxistest mit einem Proof of Concept (PoC) statt theoriebasierter Ausschreibung

Unsere Erfahrungen und vor allem die Erfahrungen unserer Kunden haben uns gezeigt, dass ein Proof of Concept die bessere Alternative zur Ausschreibung ist. Dabei erhalten Sie einen Prototypen des Systems, welcher über wenige Wochen oder mehrere Monate laufen kann, je nach Ihren Anforderungen. Mit einem PoC haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wunsch-Software frühzeitig und in der Praxis zu testen sowie den Anbieter kennenzulernen. Damit schaffen Sie eine stabilere Basis für die finale Entscheidung.

Erst nach dem PoC treffen Sie die finale Entscheidung

Option 1: Sie entscheiden sich für die Software.

• Wenn Sie sich am Ende der Testphase für das Tool entscheiden, können jegliche Arbeitsergebnisse aus dem PoC als Startpunkt für die eigentliche Implementierung genutzt werden. Sie fangen also mit der Einführung später nicht bei null an, sondern bauen auf dem Entwicklungsstand der PoC-Phase auf.

Option 2: Sie entscheiden sich gegen die Software.

• Sollten Sie feststellen, dass das Tool nicht das richtige ist, können Sie sich nach einem PoC immer noch dagegen entscheiden, ohne dass Sie bereits in Lizenzen investiert haben. Sie haben dann nicht Monate oder Jahre verschwendet, bevor Sie zu dieser Erkenntnis gelangt sind. Außerdem wissen Sie nach dieser Erfahrung noch genauer, was Sie brauchen (und was nicht).

Die Methodik eines Proof of Concepts ist letztendlich die Sicherstellung, dass man nicht die Katze im Sack kauft, sondern es war für uns wichtig, vorher und in einer sehr frühen Projektphase sicherzustellen, dass Clarity all das bietet, was wir brauchen.

Dr.-Ing. Uwe Kernchen|Head of Project Management Office

REHAU Industries SE & Co. KG

Was entscheidend war, um diese Herausforderungen zu meistern, war der Proof of Concept, den wir gemacht haben. Hier konnten wir alle unsere Anforderungen in der Praxis testen und schauen, ob das System läuft, wie es soll.

Stephan Watzka|Director Engineering R&D

DENSO AUTOMOTIVE Deutschland GmbH

Neben der technischen und fachlichen Absicherung war der Proof of Concept auch internes Marketing für Clarity: So konnten wir das Tool bei den zukünftigen Nutzern früh greifbar machen und die Hemmschwelle für die Verwendung einer neuen Software verringern.

Lucas Klein|Organisationsmanager im Bereich Digitale Effizienz

TeamBank AG

Der wichtigste Grund für den PoC war, dass wir die Software und den Dienstleister vorab eingehend auf die Probe stellen konnten, um für uns wichtige Fragen, die sich zum damaligen Zeitpunkt gestellt haben, beantworten zu können. Für uns war der Proof of Concept eine wichtige vertrauensbildende Maßnahme.

Josef Zellner|Director Multi Project Management

Zollner Elektronik AG

Sechs Gründe, warum sich ein Proof of Concept in jedem Fall lohnt

1. Zeit und Kosten sparen

Wie bei einer Ausschreibung kommen Sie auch bei einem PoC nicht um die Recherche nach möglichen Tools und Anbietern herum. Sie haben aber die Wahl, ob Sie nur einen PoC mit einem Anbieter (und einer Software) oder gleich mehrere PoCs durchführen wollen.

Bei einer komplexen Projekt- und Portfoliomanagement-Software wie Clarity PPM empfehlen wir, ein bis sechs Monate einzuplanen, je nach Komplexität und Umfang Ihrer Anforderungen. Sie erhalten schnell einen funktionalen Prototyp, mit dem Ihre Anwender*innen probeweise arbeiten können. Im Anschluss an diese intensive Phase haben Sie ein sehr klares Bild davon, ob die Software wirklich zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Außerdem können Sie zeitnah eine fundierte Entscheidung treffen. Auch falls Sie feststellen, dass die Software oder der Implementierungspartner nicht passen, gelangen Sie frühzeitig zu dieser Erkenntnis und nicht erst nach der abgeschlossenen Implementierung, wenn bereits alle Investitionen getätigt sind.

2. Individuelle Anforderungen selbst testen

Anhand Ihres eigenen Prototyps werden Ihre Use Cases und Prozesse abgebildet, sodass Sie und Ihre Anwender*innen direkt damit arbeiten können.

In schnellen Iterationen werden Anforderungen umgesetzt, der Anbieter liefert aus, und Sie können sofort anfangen zu testen. So stellen Sie selbst sicher, dass das Tool wirklich zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt und der Partner Sie optimal dabei unterstützen kann, diese in der Software abzubilden.

3. Best Practice-Erfahrung für Ihre Prozesse nutzen

Sie müssen nicht das Rad neu erfinden: In einer umfangreichen Business-Software wie Clarity PPM stecken meist schon viele Prozesse und Use Cases. Zwar ist jedes Unternehmen einzigartig und bringt individuelle Anforderungen mit – vieles hat aber auch glücklicherweise schon mal jemand vor Ihnen gemacht.

Indem Sie die Standardfunktionalitäten testen, holen Sie sich Inspiration für Ihre eigenen Prozesse. Wenn Sie feststellen, dass die bereits vorhandenen Funktionalitäten nicht ausreichend sein sollten, haben Sie die Möglichkeit, das Tool an Ihre Prozesse anzupassen und individuelle Konfigurationen vorzunehmen.

Zusätzlich profitieren Sie von der Erfahrung des Anbieters. Gerade wenn Sie erst dabei sind, Ihre Prozesse zu definieren, kann Ihnen Ihr Partner wertvolle Best Practice-Tipps geben und zeigen, „wie andere es machen“.

4. Lizenzkauf aufschieben und Risiko minimieren

Bei der Auswahl und Einführung von Software ist heute Geschwindigkeit gefragt. Unternehmen wollen nicht monate- oder jahrelang eine Software für eine Vielzahl von User*innen implementieren, nur um im Nachhinein festzustellen, dass Sie die falsche Entscheidung getroffen haben.

Mit einem PoC kaufen Sie nicht die sprichwörtliche Katze im Sack. Bevor Sie sich endgültig für die Software entscheiden und Lizenzen erwerben, testen Sie diese anhand Ihres Prototyps ausführlich.

Nicht nur die Software, auch der Anbieter muss sich in der Praxis beweisen. Ob er hält, was er verspricht, finden Sie während des PoC heraus. So wird früh klar, ob eine gemeinsame Zusammenarbeit für Sie zukünftig in Frage kommt.

Sie müssen sich also noch nicht final auf die Software oder den Anbieter festlegen und große Investitionen tätigen. Damit minimieren Sie das Risiko einer möglichen Fehlinvestition deutlich.

5. Fundierte Entscheidungsgrundlage schaffen

Der PoC bietet Ihnen die Chance, Entscheidungsbefugte im Auswahlprozess frühzeitig mit ins Boot zu holen. Wichtige Themen für die Geschäftsleitung, Vorstände und andere Interessensgruppen können Sie während der Testphase bereits im System abbilden.

Wie würde Ihr Management beispielsweise reagieren, wenn Sie bereits erste Reports erstellen und vorzeigen können? Oder, wenn Sie das System direkt live vorführen – und zwar so wie es bei Ihnen tatsächlich aussehen könnte?

Auch Ihre Anwenderinnen und Anwender binden Sie somit eng ein und starten schon von Anfang an erfolgreich in den Change-Prozess. Indem Sie die tatsächlichen Anforderungen abbilden, schaffen Sie Akzeptanz und Mehrwert.

Das gibt nicht nur Ihnen, sondern auch allen anderen Beteiligten ein gutes Gefühl, aber vor allem eine stabile Grundlage für die Entscheidung – Sie haben ja schon gesehen, dass es funktioniert.

6. Basis für die spätere Implementierung gewinnen

Das schöne Extra: Wenn Sie sich im Anschluss für die Software entscheiden, hat sich die investierte Zeit nicht nur gelohnt, weil Sie eine informierte Entscheidung treffen konnten. „Ganz nebenbei“ haben Sie auch schon einen Teil der Implementierung hinter sich gebracht. Denn alles, was während des PoC entwickelt und angepasst wird, kann später als Basis für die weitere Software-Einführung genutzt werden.

Erfahrungen aus der Praxis

Proof of Concept bei der TeamBank AG

Im Interview: Einblicke in die Welt von Clarity bei der TeamBank AG

Die TeamBank spricht mit uns über deren Erfahrungen im Auswahl- & Einführungs­prozess von Clarity und die Vorteile eines Proof of Concept.

Und jetzt?

Ihre nächsten Schritte zur Auswahl der passenden PPM-Software

• Definieren Sie die wichtigsten Anforderungen und Use Cases, die Sie mit einem Prototyp testen wollen. Finden Sie die relevanten Personen und Interessensgruppen, die Sie dabei unterstützen.
• Nutzen Sie die oben genannten Vorteile und Argumente, um Entscheidungsbefugte von einem Proof of Concept bei Ihrer Software-Auswahl zu überzeugen.
• Sparen Sie sich die Zeit für eine umfangreiche Ausschreibung. Recherchieren Sie nach Anbietern und Tools und wählen Sie Ihre(n) Favoriten aus.
• Sprechen Sie Ihre(n) Wunschanbieter an und fragen Sie, ob er bereit ist, einen PoC mit Ihnen durchzuführen.
• Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zum Ablauf eines Proof of Concept haben, oder mehr über unsere Best Practices erfahren wollen.

Proof of Concept mit Clarity? Sprechen Sie uns an!

Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie ein Proof of Concept mit Clarity PPM und itdesign konkret aussieht. Wir haben schon eine Vielzahl an Proof of Concepts durchgeführt und teilen gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen.

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