Hierarchien in Clarity – Inspirationen zum erfolgreichen Einsatz

Wie wird die Unternehmensstrategie in den einzelnen Organisationsbereichen umgesetzt? Sind wir im Budget? Welche Teilprojekte sind für das nächste Produkt-Release notwendig? Wenn wir aus der Vogelperspektive auf umfangreichere Vorhaben blicken, ist es gar nicht so einfach, alle erfolgskritischen Faktoren im Blick zu behalten. Genauso ist es andersherum herausfordernd, das große Ganze zu erkennen, wenn wir uns im Alltag mit einer Vielzahl an Teilprojekten und Aufgaben auseinandersetzen.

Eine einfache, aber effektive Methode, um den Überblick zu behalten, ist die Darstellung des Gesamtprojekts oder -portfolios als Hierarchie. Möglichkeiten, dies umzusetzen, gibt es zum Beispiel im Rahmen einer Projekt- und Portfoliomanagement-Software wie Clarity von Broadcom.

Wir teilen mit Ihnen unsere Best Practices, wie Sie diverse Anwendungsbeispiele im entsprechenden Modul von Clarity abbilden können.

1. Hierarchien im Projekt- und Portfoliomanagement
2. Hierarchien-Modul in Clarity
3. Inspirationen zur Anwendung
4. Das Wichtigste auf einen Blick

Die Bedeutung von Hierarchien im Projekt- und Portfoliomanagement (PPM)

Unter Hierarchien verstehen wir eine visuelle Darstellungsform, welche die Beziehung zwischen verschiedenen Investitionen und ihre Dynamiken innerhalb eines Projekts, einer Initiative oder eines Portfolios wiedergibt. Typischerweise kann eine Investition mehrere untergeordnete Elemente besitzen. Sie ist wiederum aber nur einem übergeordneten Objekt zugeordnet. Das Ergebnis ist eine klassische Baumstruktur, die allen Beteiligten auf einfache Art und Weise Aufschluss über alle relevanten Themen, Kosten und Teilprojekte innerhalb einer Thematik und über deren Abhängigkeiten gibt.

Diese Darstellungsform kann für die verschiedensten Anwendungsfälle von Digitalisierungs- über Strategieprojekte und Produktmanagement bis hin zum Business Capability Mapping einen echten Mehrwert stiften. Entsprechend kann diese Möglichkeit der Visualisierung eine Vielzahl von Rollen in der Organisation dabei unterstützen, den Überblick über komplexe Sachverhalte zu behalten. Projektleitung, Produktmanager*innen oder IT-Verantwortliche sind gleichermaßen in der Lage, den Status quo abzulesen und gegebenenfalls zu erkennen, wo man genauer hinschauen oder nachjustieren sollte. Ebenso erhalten die verschiedenen Teammitglieder eine gute Vorstellung, worauf ihre Tätigkeiten einzahlen und welche Abhängigkeiten dabei bestehen.

Diesen Mehrwert bietet das Hierarchien-Modul in Clarity

• Individuelles Layout nach Use Case: Verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten der Baumstruktur, beispielsweise als vertikale oder horizontale Darstellung
• Die wichtigsten KPIs an einem Ort: Abbilden verschiedener Metriken wie Plan- und Ist-Kosten, Budget-Deltas, Erreichungsgrad der Key Results oder Value Scores auf den einzelnen Karten in der Baumstruktur
• Schnelles Einsehen des Status quos: Aggregieren der Metriken über die verschiedenen Hierarchiestufen hinweg
• Immer aktuell: Ansicht nutzt Livedaten und erlaubt ein direktes Bearbeiten der verschiedenen Attribute
• Mit einem Klick zu den Details: Zugriff auf Module wie Financials und Staff innerhalb der Hierarchie möglich, um Kostenpläne anzuschauen oder gebuchte Zeiten mit geplanten Ressourcenallokationen gegenüberzustellen

So weit, so theoretisch. Aber wie sieht die Nutzung des Hierarchie-Moduls in der Praxis aus und wie lassen sich die genannten Funktionen mehrwertstiftend in konkrete Use Cases einbauen?
Dazu schauen wir uns im Folgenden drei verschiedenen Rollen in einer Organisation mit einem jeweils für sie typischen Anwendungsfall an.

Best Practices: Anwendungsbeispiele zum Einsatz des Hierarchien-Moduls

Wie eingangs erwähnt, können verschiedenste Rollen im Unternehmen von den Funktionen der Hierarchien profitieren. Werfen wir gemeinsam einen genaueren Blick auf die unterschiedlichen Positionen, die Projekte und Initiativen, die sie beschäftigen und welchen Mehrwert Clarity ihnen bietet!

Beispiel 1: Strategiemanagerin Sibel und die Abbildung der Unternehmensstrategie

Als Strategiemanagerin ist Sibel verantwortlich für die Entwicklung und Überwachung der Unternehmensstrategie, um die Wachstumsziele zu unterstützen, das Kerngeschäft zu stärken und Wettbewerbsvorteile zu entwickeln und zu erhalten. Hierfür verfolgt die Organisation den Ansatz des OKR-Managements.
Dabei werden sowohl die Unternehmensziele als auch die Strategie top-down vorgegeben und von den Bereichen, Abteilungen und Teams aufgegriffen und runtergebrochen auf die jeweils thematisch passenden Substrategien mit mittelfristigen Objectives und dazugehörigen Key Results.

Das Hierarchie-Modul in Clarity erlaubt es mir, die Unternehmensstrategie und deren Umsetzung in den einzelnen Teilbereichen leicht zu überblicken. Zum einen bekomme ich einen schnellen Eindruck, wie die Strategie inhaltlich in den einzelnen Bereichen aufgegriffen wird und welche Projekte, Initiativen oder Maßnahmen darauf einzahlen. Darüber hinaus hinterlegen wir in den einzelnen Karten den Erreichungsgrad der Key Results sowie die Information, ob diese „on track“ sind oder Unterstützung benötigen. Aber nicht nur ich profitiere von der hierarchischen Darstellung. Die einzelnen Anwender*innen können jederzeit einsehen, wie ihre Tätigkeiten auf die globale Strategie einzahlen, was für viele ein motivierender Faktor ist.

Sibel

Strategiemanagerin

Beispiel 2: Produktlinienmanager Peter und die Release-Planung

Als Produktlinienmanager verwaltet Peter ein Portfolio von mehreren Produkten des Unternehmens und ist für die Erstellung, Verfolgung und Überwachung aller Produkte innerhalb bestehender Produktlinien verantwortlich. Gerade wenn es um die Neuentwicklung und Release-Planung geht, gibt es vielfältige Projekte und Teilprojekte, die auf das Gesamtergebnis einzahlen. Ein klarer Überblick über den aktuellen Status quo der laufenden Launch-Prozesse ist dabei Gold wert. Auch hierfür kann die hierarchische Darstellung in Clarity gewinnbringend herangezogen werden.

Ich nutze gerne das Hierarchien-Modul, um schnell einen Gesamtüberblick über den Release-Prozess neuer Produkte zu gewinnen. In meiner Funktion blicke ich in der Regel von einer übergeordneten Perspektive auf den laufenden Prozess. Die hierarchische Darstellung vermittelt mir dabei ein gutes Verständnis der notwendigen Teilprojekte und deren Abhängigkeiten. Ich kann schnell erkennen, wann ein Teilprojekt planmäßig abgeschlossen sein soll, und habe die Plan- und Ist-Kosten der verschiedenen Entwicklungsstufen immer im Blick. Dadurch bin ich in der Lage, frühzeitig weitere Informationen einzuholen und notwendige Maßnahmen abzuleiten, wenn der Zeit- oder Kostenplan des Produkt-Releases gefährdet ist. Sollte ich neben den Plan- und Ist-Kosten einmal andere Kennzahlen benötigen, kann ich mir auch diese schnell und unkompliziert in den Kärtchen der einzelnen Projekte anzeigen lassen.

Peter

Produktlinienmanager

Beispiel 3: IT-Managerin Irina und das Business Capability Mapping

In jeder Organisation gibt es eine Vielzahl an eingesetzter Software und Technologien, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Aber wie lässt sich übergreifend beurteilen, welches Tool in welchem Bereich oder Team eingesetzt wird, ob das jeweilige System tatsächlich genutzt wird und ob die User*innen einen Mehrwert in den Funktionalitäten sehen? Den Status quo über diese Fragestellungen im Blick zu behalten, birgt ein erhebliches Potenzial zur Einsparung unnötiger Kosten. Auch bei dieser Initiative können Hierarchien zu mehr Transparenz verhelfen. Wie kann das aussehen?

In ihrer Funktion als IT-Managerin übernimmt Irina auch die Verantwortung über die Systeme im Haus. Sie ist bei der Auswahl und Verwaltung involviert und evaluiert regelmäßig, ob alle Systeme relevant und wertschöpfend sind.

Ich habe mir im Hierarchie-Modul von Clarity eine Ansicht erstellt, die die verschiedenen Tools im Haus nach Funktion aufgliedert. Dadurch lässt sich beispielsweise hinterfragen, ob es mehrere Systeme gibt, die den gleichen Zweck erfüllen und dadurch gegebenenfalls redundant sind. Auf den einzelnen Software-Karten hinterlegen wir einen Risk, Technology und Value Score sowie die Information, ob es sich um eine On-Premises- oder SaaS-Lösung handelt. Anhand dieser definierten Parameter können wir in regelmäßigen Abständen evaluieren, ob wir in Bezug auf Technologien bestmöglich aufgestellt sind, ob Upgrades oder neue Lösungen nötig sind oder ob eine Software nicht mehr relevant für uns ist.

Irina

IT-Managerin

Diese drei Beispiele sollen Ihnen einen Eindruck vermitteln und Inspirationen liefern, wie vielfältig das Hierarchien-Modul eingesetzt werden kann. In fast jedem Unternehmensbereich gibt es Rollen, die einen Mehrwert aus der hierarchischen Darstellungsform ihrer Use Cases ziehen können – Sie müssen die Anwendungsmöglichkeiten nur identifizieren.