Im Interview: Clarity als zentrales Tool für Projektmanagement bei Müller

Wir sprechen mit Rolf Schmidt über die Vorteile von Clarity für die Unternehmensgruppe Theo Müller (UTM) und die langjährige Zusammenarbeit mit itdesign, die bereits 2005 begann.

Unser Interviewpartner

Hallo Herr Schmidt! Erzählen Sie uns doch bitte kurz etwas über sich, Ihre Aufgaben bei Müller sowie Ihre Berührungspunkte mit Clarity.

Seit fast 20 Jahren bin ich bereits bei Müller und seit 2005 im Bereich Zentrale Projektsteuerung, der mittlerweile Project Management Center of Excellence heißt. Unsere Aufgabe ist die Verantwortung des Projektmanagements in der Müller Gruppe – das heißt, über die Methodik, die zugehörigen Prozesse und auch über das Projektmanagement-Tool Clarity.

2004 haben wir mit einer Art Ausschreibung die Suche nach einer Projektmanagement-Software für die Müller Gruppe gestartet. Nach Verhandlungen mit dem damaligen Softwarehersteller Niku, der zu der Zeit an CA Technologies verkauft wurde, haben wir uns für Clarity entschieden, das wir beginnend 2005 eingeführt haben. Nach anfänglichen Schwierigkeiten mit CA bei der Einführung des Tools ist dann relativ schnell die itdesign GmbH in den Mittelpunkt gerückt, mit der wir jetzt schon seit 2005 zusammenarbeiten.

Rolf Schmidt, Leiter des Project Management Center of Excellence

Mehrwert durch Clarity

Wie wird Clarity bei Müller heute genutzt und welche Vorteile bringt die Anwendung?

Clarity wird bei uns in fünf verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt. In erster Linie nutzen wir die Software für das Projektmanagement. Das Interessante bei Müller ist, dass wir die komplette Bandbreite an Projekten in Clarity anlegen und monitoren – egal, ob IT-Projekte, Invest-Projekte für neue Abfüllmaschinen und Werkserweiterungen oder jegliche Projekte in Zusammenhang mit Produktentwicklungen. Jedes Projekt muss in Clarity angelegt werden.

Dadurch entsteht eine Transparenz und Vollständigkeit in Clarity, die unglaubliche Möglichkeiten bietet. Wir können Daten standardisieren, auswerten und vergleichen. Ein Produktcontroller kann beispielsweise die Wirtschaftlichkeit gelaunchter Produkte im Auge behalten und Profit Center miteinander vergleichen.

In dem Moment, in dem man vollständige Daten in einem zentralen System hat, kann man sich auch Gedanken über Portfolios machen. Man merkt, dass sich unser Portfoliomanagement seit dem Arbeiten mit Clarity sehr zum Positiven verändert hat. Heute sind wir in einigen – sicher noch nicht in allen – Bereichen schon richtig gut.

Inzwischen wird Clarity auch für das Ressourcenmanagement genutzt, beispielsweise in der R&D- und IT-Abteilung. Das Add-on itd Advanced Resource Planning wird im letzteren Fall sehr intensiv genutzt. Weitere Anwendungsfälle sind zum Beispiel die Finanzplanung der Invest- und IT-Projekte. Seit 2019 bilden wir auch unsere Freigabeprozesse in Clarity ab.

Eine weitere tolle Sache ist, dass Prozesse und Ansichten in Clarity sehr individuell gestaltet und ausgerichtet werden können. Durch die individuelle Konfiguration von Feldern, Unterobjekten, Subpages, usw. können wir den unterschiedlichen Ansprüchen der Bereiche Genüge tun. Die Flexibilität von Clarity bei der Gestaltung von Prozessen hat uns vor allem jetzt bei der Einführung der digitalen Freigabe einen großen Vorteil gebracht.

Von analogen Laufzetteln zur digitalen Freigabe mit Clarity

Was hat Sie dazu veranlasst, die Freigabeprozesse bei UTM mithilfe von Clarity zu digitalisieren?

Bis vor Kurzem war es bei uns wirklich noch so, dass wir für die Freigabe von Budgets oder Projekten noch die echte Unterschrift von einzelnen Personen einholen mussten. Der analoge Freigabeprozess war sehr umständlich, hat sehr lange gedauert und war auch einfach nicht mehr zeitgemäß. Das wollten wir abschaffen: Wir wollten moderner, schneller und transparenter werden. 

Was hat sich seit der Einführung der digitalen Freigabe verändert?

Mit der Einführung der digitalen Freigabe in Clarity bei Müller ist der ganze Prozess von Projektantrag bis -freigabe deutlich schneller geworden. Im Invest-Bereich haben wir das auch grob messen können: Die Durchlaufzeiten haben sich mit Einführung der digitalen Freigabe um mindestens 30 Prozent reduziert – und das obwohl im Vergleich zum Vorprozess deutlich mehr Personen in die Freigabe involviert sind. Außerdem brauchen wir kein Papier mehr, denn alles wird digital abgebildet. So sieht man ganz transparent, wo eine Freigabe gerade hängt und in den entsprechenden Kommentaren kann man jederzeit nachlesen, ob noch Handlungsbedarf besteht. Die Überprüfung, ob alle notwendigen Unterlagen für eine Genehmigung da sind, muss nicht mehr hinterher manuell gemacht werden, sondern geschieht schon automatisch während des Freigabeprozesses.

Clarity steht in der Müller Gruppe definitiv für Digitalisierung. Ein wesentlicher Punkt ist, dass die digitale Freigabe das Tool unglaublich modern macht. Gerade mit der Verwendung von Clarity auf dem eigenen Mobile Device kann man das Tool ganz anders nutzen. 

Langjährige Partnerschaft mit itdesign

Die UTM arbeitet bereits seit 2005 mit itdesign. Was ist die Grundlage für diese erfolgreiche Partnerschaft?

Die Basis für die erfolgreiche Partnerschaft mit itdesign ist zum einen die absolute Verlässlichkeit und das starke Vertrauensverhältnis, das sich über die vergangenen über 15 Jahre aufgebaut hat. Wir kommunizieren sehr offen miteinander und Vorschläge werden nicht einfach abgenickt, sondern kritisch hinterfragt. Zum anderen hat itdesign unglaubliches Know-how – da gibt es keinen Zweiten hier in Deutschland.

itdesign hat bisher immer geliefert, was versprochen wurde – oft haben die Lösungen die ursprünglichen Anforderungen erheblich übertroffen. Bei gemeinsamen Projekten habt ihr alles Menschenmögliche getan und Kapazitäten freigeschaffen, um unsere Themen schnellst möglich umzusetzen. Wir bei Müller sind teilweise etwas hands-on und oft gibt es Anfragen, die man am liebsten heute noch beantwortet hätte. Hier hat sich die Zusammenarbeit mit itdesign oft bewährt: Ihr kennt uns und grinst teilweise schon, wenn wir wieder mit einem spontanen Thema ankommen. Trotzdem lasst ihr euch auf solche Themen ein und seid flexibel, sodass es am Ende für beide Seiten gut funktioniert.

Außerdem ist die Zusammenarbeit von den Personen her sehr angenehm. Ich persönlich arbeite sehr gerne mit itdesign zusammen – sei es mit dem Projektteam oder der Geschäftsführung; egal, wen man da nennt, es macht immer Spaß.

Das können wir nur so zurückgeben. Vielen Dank Herr Schmidt, für das angenehme und interessante Gespräch!

Zum Download

Die Success Story auf einen Blick