Wie haben Sie es geschafft, Clarity in zwei Firmen gleichzeitig zu implementieren?
Die beiden Schwesterfirmen REHAU Industries und Meraxis sind zwei komplett unterschiedliche Bereiche. Natürlich haben wir im Bereich Projektmanagement viele Gemeinsamkeiten, aber es gibt eben auch an der einen oder anderen Stelle unterschiedliche Aspekte, Herangehensweisen und Sichtweisen.
Der Zuwachs im Projektteam durch den Bereich Meraxis war dennoch absolut kein Problem, weil wir über die individuellen Anpassungsmöglichkeiten von Clarity (z. B. über Blueprints und Templates) die zum Teil unterschiedlichen Belange problemlos umsetzen konnten.
Inwiefern hat Sie die agile Herangehensweise während der Implementierung unterstützt?
Die Aufgliederung des Projektziels in relativ kleine Bestandteile, also Sprints bzw. Phasen, war sehr sinnvoll, weil man so themenfokussiert an die Umsetzung und Abarbeitung gehen konnte und sich nicht in diesem großen Ganzen verloren hat. Am Ende hat es dazu geführt, dass wir auf sehr schnellem Weg genau so mit einer Erstausführung von Clarity gestartet sind, wie wir es für uns brauchten.
Das Projektteam und Sie haben sehr viel Wert auf ein gut ausgearbeitetes Kommunikations- und Schulungskonzept gelegt. Inwiefern hat das die Clarity Implementierung bereichert?
Um die Implementierung von Clarity abzurunden, war es natürlich notwendig, unsere internen Mitarbeiter entsprechend zu informieren und zu schulen.
Diese Schulung hat bei uns anhand von zweistündigen Präsentationen stattgefunden. Angereichert wurde dies durch kurze, selbst erstellte Trainingsvideos, in denen die Funktionalitäten des Systems fokussiert erklärt wurden. Das Verteilen dieser internen Schulungsvideos erfolgte über unser Intranet über die PMO Daily Seite, wie wir das nennen.
Die hohe Akzeptanz von Clarity konnte letztendlich auch dadurch entstehen, dass wir wöchentliche Q&A-Sessions etabliert haben, in die sich die Kollegen ganz konkret mit ihren Problemen einwählen können, die wir dann ad-hoc versuchen zu lösen.
Was waren weitere wichtige Erkenntnisse aus der Implementierungsphase?
Also grundsätzlich mussten wir schon feststellen — das war für uns auch durchaus neu — dass Sachen sich viel einfacher dargestellt haben, als wir von unserem eigenen Lastenheft heraus erwartet hätten. Ich nenne da einfach mal die Risikoanalyse: Dieses Modul Risk Management in Clarity ist sehr einfach, intuitiv zu bedienen. Wir sind mit unserer alten Struktur draufgegangen. Letztendlich ein hochkomplexes Format. Und hier hat uns Clarity letztendlich auch dabei geholfen, einfacher zu werden.
Clarity und itdesign haben so also auch einen Beitrag dazu geleistet, uns selbst weiterzuentwickeln und Best Practice-Ansätze, Einflüsse und Vorschläge von außen in die eigene Unternehmung mit reinzubringen.