Zentrale Erfolgsfaktoren bei der Software-Implementierung
Was waren die Herausforderungen in der Implementierungsphase?
Eine Herausforderung bei der Implementierung war, dass wir das Projekt zu Corona-Zeiten durchgeführt haben. Der gesamte Project Life Cycle von der Planung über die Implementierung von Clarity bis zum Projektabschluss war dementsprechend komplett virtuell. Das hat sehr gut funktioniert, weil die Teamstrukturen sowohl seitens itdesign als auch bei uns intern so waren, dass alle proaktiv mitgemacht haben. Das zeigt sich schon allein daran, dass wir die Implementierung von Clarity in der geplanten Zeit durchführen konnten.
Außerdem mussten wir verschiedene Unternehmungen der REHAU Group mit unterschiedlichen Strukturen und Anforderungen unter einen Hut bringen, vor allem REHAU Industries und Meraxis.
Letztendlich mussten wir auch unsere zum Teil komplexen internen Strukturen irgendwie mit dem neuen Konstrukt Clarity in Verbindung bringen, sodass die unbedingt benötigten Funktionalitäten tatsächlich auch sichergestellt werden können.
Was waren die Erfolgsfaktoren für die Implementierung des neuen Tools?
Um so ein komplett neues Tool erfolgreich einführen zu können, sind die Erfolgsfaktoren klares Ziel, gute Kommunikation einschließlich Schulung am Ende, fundierte Projektplanung, Fachexpertise, Stringenz und Spaß am Projekt unerlässlich.
Inwiefern hat Sie der Proof of Concept bei der Auswahl und Einführung unterstützt?
Die Implementierung von Clarity wurde in Clarity umgesetzt. Das war das Ur-Projekt mit der Projektnummer P00001.
Um andere von einem neuen System überzeugen zu können, muss man selbst erst überzeugt sein. Durch das Abwickeln der Implementierung von Clarity direkt als Ur-Projekt hat es für uns von selbst die notwendige Überzeugungsarbeit geleistet, sodass wir andere im Nachgang auch mit dem gleichen Enthusiasmus überzeugen konnten.
Die Methodik eines Proof of Concepts ist letztendlich die Sicherstellung, dass man nicht die Katze im Sack kauft, sondern es war für uns wichtig, vorher und in einer sehr frühen Projektphase sicherzustellen, dass Clarity all das bietet, was wir brauchen.
Während der Implementierung haben wir uns von itdesign leiten lassen. Das hat sich auch als positiv herausgestellt, weil die Kollegen einfach sehr zuverlässig sind, weil sie wissen, wovon sie sprechen und weil sie einfach auch eine Freude an den Tag legen mit dem, was sie tagtäglich tun.
Wie haben Sie es geschafft, Clarity in zwei Firmen gleichzeitig zu implementieren?
Die beiden Schwesterfirmen REHAU Industries und Meraxis sind zwei komplett unterschiedliche Bereiche. Natürlich haben wir im Bereich Projektmanagement viele Gemeinsamkeiten, aber es gibt eben auch an der einen oder anderen Stelle unterschiedliche Aspekte, Herangehensweisen und Sichtweisen.
Der Zuwachs im Projektteam durch den Bereich Meraxis war dennoch absolut kein Problem, weil wir über die individuellen Anpassungsmöglichkeiten von Clarity (z. B. über Blueprints und Templates) die zum Teil unterschiedlichen Belange problemlos umsetzen konnten.
Inwiefern hat Sie die agile Herangehensweise während der Implementierung unterstützt?
Die Aufgliederung des Projektziels in relativ kleine Bestandteile, also Sprints bzw. Phasen, war sehr sinnvoll, weil man so themenfokussiert an die Umsetzung und Abarbeitung gehen konnte und sich nicht in diesem großen Ganzen verloren hat. Am Ende hat es dazu geführt, dass wir auf sehr schnellem Weg genau so mit einer Erstausführung von Clarity gestartet sind, wie wir es für uns brauchten.
Das Projektteam hat viel Wert auf ein gut ausgearbeitetes Kommunikations- und Schulungskonzept gelegt. Inwiefern hat das die Clarity Einführung bereichert?
Um die Implementierung von Clarity abzurunden, war es natürlich notwendig, unsere internen Mitarbeiter entsprechend zu informieren und zu schulen.
Diese Schulung hat bei uns anhand von zweistündigen Präsentationen stattgefunden. Angereichert wurde dies durch kurze, selbst erstellte Trainingsvideos, in denen die Funktionalitäten des Systems fokussiert erklärt wurden. Das Verteilen dieser internen Schulungsvideos erfolgte über unser Intranet über die PMO Daily Seite, wie wir das nennen.
Die hohe Akzeptanz von Clarity konnte letztendlich auch dadurch entstehen, dass wir wöchentliche Q&A-Sessions etabliert haben, in die sich die Kollegen ganz konkret mit ihren Problemen einwählen können, die wir dann ad-hoc versuchen zu lösen.
Was waren weitere wichtige Erkenntnisse aus der Implementierungsphase?
Also grundsätzlich mussten wir schon feststellen — das war für uns auch durchaus neu — dass Sachen sich viel einfacher dargestellt haben, als wir von unserem eigenen Lastenheft heraus erwartet hätten. Ich nenne da einfach mal die Risikoanalyse: Dieses Modul Risk Management in Clarity ist sehr einfach, intuitiv zu bedienen. Wir sind mit unserer alten Struktur draufgegangen. Letztendlich ein hochkomplexes Format. Und hier hat uns Clarity letztendlich auch dabei geholfen, einfacher zu werden.
Clarity und itdesign haben so also auch einen Beitrag dazu geleistet, uns selbst weiterzuentwickeln und Best Practice-Ansätze, Einflüsse und Vorschläge von außen in die eigene Unternehmung mit reinzubringen.