Im Interview: Erfahrung der SGL Carbon mit Clarity als itdesign-SaaS-Lösung

Unsere Interviewpartnerin

Hallo Frau Obernolte! Erzählen Sie uns etwas über Ihre Aufgaben bei der SGL Carbon. Wie sind Ihre Berührungspunkte mit Clarity?

Ich bin seit 2003 bei der SGL Carbon und arbeite seit 2014 in der IT-Abteilung. Über den PMO-Bereich, für den ich in der Vergangenheit zuständig war, bin ich zu Clarity gekommen: Auf der Suche nach einem geeigneten Tool zur Verbesserung unserer Projekt- und Ressourcenmanagement-Prozesse haben wir uns für Clarity entschieden. Diesbezüglich habe ich dann die Rolle als Process Owner übernommen.

Andrea Obernolte, Process Owner

Notwendigkeit einer PPM-Software und Auswahl von Clarity

Was hat Sie anfangs zu der Entscheidung geführt, eine toolbasierte PPM-Lösung einzuführen und warum Clarity?

Es gab in unserem Unternehmen eine Vielzahl strategischer Projekte, die über verschiedene Excel-Listen gesteuert wurden – für jedes Projekt eine eigene Liste. Einmal monatlich wurden diese Listen von einem Mitarbeiter händisch konsolidiert. Das war sehr aufwändig und logischerweise auch fehlerbehaftet. Der Blick aufs Große und Ganze blieb auf der Strecke. Auch die Möglichkeit zur Verarbeitung der Daten in Reports für das Management war mit Excel sehr begrenzt. Außerdem wollten wir die vielen kleinen Projektplanungs-Tools, die bei uns in Gebrauch waren, ablösen und durch eine einheitliche Lösung im Unternehmen ersetzen – zumindest da, wo es sinnvoll war.

Mithilfe eines einfachen, internen Punktesystems haben wir dann fünf PPM-Lösungen bewertet. Clarity hat in unserem internen Bewertungsprozess die höchste Punktzahl erzielt und all unsere technischen und fachlichen Anforderungen erfüllt. Besonders wichtig war uns, dass die verschiedenen Use Cases der Business Units, beispielsweise die Einhaltung von Produktentstehungsprozessen (PEP), die Zeiterfassung oder Kostenplanung, abgebildet werden können und die Software global eingesetzt werden kann. itd Advanced Resource Planning als Erweiterung war zudem die perfekte Lösung zur Optimierung unserer Ressourcenplanung und besitzt alle wichtigen Funktionen für ein effizientes Ressourcenmanagement.

Entscheidung für itdesign Clarity SaaS

Sie haben sich für eine SaaS-Lösung sowie ein externes Hosting-Modell mit itdesign entschieden. Was hat Sie zu dieser Entscheidung veranlasst?

Die Entscheidung für eine SaaS-Lösung war und ist eine übergeordnete Strategie der SGL, Cloud-Lösungen zu nutzen, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Wir sind grundsätzlich bestrebt, Aufgaben außerhalb unseres Kerngeschäfts outzusourcen und uns auf unseren Kompetenzbereich zu konzentrieren – das gilt auch für die IT, die sich so auf andere strategisch wichtige Projekte fokussieren kann. Zusätzlich dazu haben wir die Erfahrung gemacht, dass Benutzeranfragen bei einem externen Betreiber sehr hoch priorisiert werden können. User erhalten also eine schnelle Reaktion bei Problemen und Fragen. 

Für itdesign als Partner haben wir uns entschieden, weil Clarity hier in der AWS-Cloud gehostet wird, welche in Deutschland betrieben wird. Die itdesign Clarity SaaS-Lösung hat uns sehr zugesagt, passte in unsere bestehende Software-Infrastruktur und war vor allem mit unserer internen Information Security vereinbar. Außerdem hatten wir itdesign zuvor schon als vertrauenswürdigen Service-Provider kennengelernt und waren mit dem Service stets sehr zufrieden.

Wie würden Sie die Performance des Systems im Rahmen von itdesign Clarity SaaS beschreiben?

Bis jetzt läuft das Produktivsystem immer performant und wir sind sehr zufrieden. Es ist außerdem ein Vorteil, dass das System immer auf dem neusten Stand ist und wir alle neuen Funktionen verwenden können.

Datensicherheit mit Cloud-Lösung

Viele Firmen machen sich Sorgen um ihre Daten in der Cloud-Lösung. Hatten Sie anfangs auch Bedenken und waren diese im Nachhinein berechtigt?

Natürlich birgt eine Cloud-Lösung ein gewisses Restrisiko, aber neben der Cloud gibt es in Unternehmen auch unzählige weitere Angriffspunkte. Deshalb ist die Einführung einer Cloud-Software aus meiner Sicht kein großer Schritt. Wir haben bei der SGL Carbon eine gute Information Security mit sehr hohen Standards. Gibt diese ihr Go, braucht man sich keine Sorgen zu machen, denn dann ist der In- und Output von Daten doppelt und dreifach abgesichert – so gut es eben für ein Unternehmen geht.

Eine Grundvoraussetzung war wie gesagt, dass die Server in Deutschland oder zumindest in Europa stehen. Das Hosting über unseren bisherigen Partner Broadcom war für unsere Information Security nicht zulässig, da die Daten in der Google Cloud gehostet werden. Die Datenschutzgesetze und Sicherheitsanforderungen sind in Europa einfach wesentlich strenger als in den USA. Da die AWS-Cloud in Deutschland gehostet wird, müssen wir uns um unsere Datensicherheit keine Sorgen machen.

Interne IT und externes Hosting

„Das externe Hosting ist eine Bedrohung für unsere interne IT“. Können Sie diese häufig genannte Sorge unterschreiben?

Diese Aussage kann ich für die SGL nicht bestätigen. Bei uns wurde die Entscheidung über ein externes oder internes Hosting in Absprache mit der betroffenen Fachabteilung getroffen, was ich persönlich sehr wichtig finde.

In unserer IT-Abteilung gibt es sehr viele Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das ist sicherlich auch in anderen Unternehmen der Fall. Der ganz normale Betrieb muss aufrechterhalten werden, hinzu kommen regelmäßig neue Projekte. Die Bewältigung dieser Aufgaben ist ohnehin schon eine echte Herausforderung für die IT. Deshalb ist unsere Strategie in Bezug auf die IT, dass viel Out-Tasking gemacht wird. Aufgaben, die extern kostensparender oder einfacher gemacht werden können, werden nach außen gegeben. So kann unsere interne IT für andere strategisch wichtige Aufgaben eingesetzt werden. Das ist doch ein Mehrwert für beide Seiten. Die Kolleginnen und Kollegen, die sich zuvor mit dem Betrieb von Clarity auseinandergesetzt haben, konnten in anderer Weise gewinnbringend, sowohl für sich selbst als auch das Unternehmen, eingesetzt werden.

Partnerschaft mit itdesign

Wie würden Sie die Partnerschaft mit itdesign beschreiben? Was ist die Grundlage für die gute Zusammenarbeit?

Das Verhältnis zu itdesign ist sehr vertrauensvoll. So ein Vertrauen musste man sich natürlich erst erwerben – von beiden Seiten aus. itdesign ist uns sowohl fachlich als auch technisch eine große Hilfe. Die Umsetzung des Projektes hat von Anfang an sehr gut funktioniert. Support-Anfragen, die wir kurz nach Go-live und auch später hatten, wurden immer innerhalb der definierten Timeline behoben. Komplexe, spezifische Funktionen, die wir an unser Clarity System haben, beispielsweise ein besonderer Portfolioreport oder der Druck von Gantt-Diagrammen, wurden durch itdesign für uns entwickelt.

Neben der technischen Kompetenz konnte itdesign auch als Sparringspartner überzeugen: Bei fachlichen Themen liefert itdesign immer wieder andere Ideen, neue Lösungen und guten Input. Und itdesign lebt dabei selbst vor, was sie dem Kunden anbieten.

All diese Punkte sind natürlich eine starke Basis für eine gute Zusammenarbeit und langjährige Partnerschaft zwischen der SGL und itdesign.

Die Success Story auf einen Blick