Im Interview: Einblicke in die Welt von Clarity bei der TeamBank AG

Unser Interviewpartner

Hallo Herr Klein! Erzählen Sie uns doch bitte kurz etwas über sich, Ihre Rolle bei der TeamBank und Ihre täglichen Aufgaben.

Ich habe bei der TeamBank seit 2018 eine etwas besondere Stelle im Bereich Organisation. Meine Stelle nennt sich intern „Digitale Effizienz“. Meine Aufgabe ist es zu schauen, ob und wie man die Prozesse in unserem Unternehmen, beispielsweise das Berechtigungs- oder Projektmanagement, mithilfe von technischen Lösungen optimieren kann.

Die Einführung eines PPM-Tools war eine meiner Aufgaben im Zuge der Optimierung unseres Projektportfoliomanagements. Bis dato wurde unser Projektportfoliomanagement mit hohem manuellen Aufwand gesteuert. Das Datenhandling war sehr aufwändig, die Planung auf Basis von Live-Daten quasi unmöglich.

Lucas Klein, Organisationsmanager im Bereich Digitale Effizienz

Auswahl und Test mit Proof of Concept

Sie haben sich mehrere Tools angeschaut und sich letztendlich für Clarity entschieden. Inwiefern hat Sie der Proof of Concept bei dieser Wahl unterstützt?

In der Vertriebs-Demo wird das Tool ja optimal mit allem, was es kann, dargestellt. Dann weiß man allerdings noch nicht, ob die Software auch wirklich die Anwendungsfälle abbilden kann, die für uns relevant sind. Im Proof of Concept (PoC) konnten wir in Erfahrung bringen, ob die Lösung unseren Kriterienkatalog erfüllt und priorisierte Themen im Detail anschauen. Der große Vorteil hier ist, dass man nicht nur mit unspezifischen Dummy-Daten arbeitet, sondern schon spezifische, realistische Projekteinträge einspielen kann. Der PoC war somit eine Art fachliche und technische Absicherung, in dem wir feststellen konnten, ob das Tool auch das hält, was es verspricht und zu unseren Use Cases passt.

Implementierung mit Proof of Concept

Wie hat Ihnen der Proof of Concept für die spätere Implementierungsphase weitergeholfen?

Neben der technischen und fachlichen Absicherung war der Proof of Concept auch internes Marketing für Clarity: So konnten wir das Tool bei den zukünftigen Nutzern früh greifbar machen und die Hemmschwelle für die Verwendung einer neuen Software verringern. Zukünftige Nutzer konnten bereits erste Erfahrungen mit dem Tool sammeln und bekamen ein Gefühl dafür. So bestand bereits von Anfang an eine gewisse Grundakzeptanz für Clarity. Außerdem haben wir in dieser Phase natürlich auch Know-how aufgebaut, beispielsweise wie man einfache Konfigurationen im Tool machen kann.

Weitere Tipps für die Implementierung

Was würden Sie anderen Unternehmen neben dem Proof of Concept für die Implementierungsphase empfehlen?

Ein iteratives Vorgehen bei der Implementierung von Clarity fördert die Akzeptanz des Tools bei zukünftigen Nutzern ungemein. Wir bei der TeamBank haben die Erfahrung gemacht, dass es sehr hilfreich ist, einzelne Funktionen, die bestehende Prozesse ablösen sollen, nach und nach vorzustellen und einzuführen. So können sich die Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise gewöhnen und lassen sich eher darauf ein. Mit der Zeit kann der genutzte Funktionsumfang dann stetig erweitert werden.

Mehrwert von Clarity im Alltag

Wie nutzt die TeamBank Clarity im Alltag und wie hilft ihr die Software?

Wir nutzen Clarity schwerpunktmäßig für die Optimierung unseres Projektportfolio- und Ressourcenmanagements. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise auch die Genehmigung von Projekten, die Planung von Portfolios, Change Requests und das Reporting.

Dank Clarity haben wir es geschafft, unser Ressourcenmanagement zu vereinheitlichen und auf andere, bisher vernachlässigte, Ressourcen-bezogene Thematiken auszuweiten. Außerdem haben wir ein rollenbasiertes Ressourcenmanagement eingeführt. Manuelle, aufwändige Prozesse rund um die Datenabfrage wurden mit Clarity als zentralem Ort der Planung abgelöst. Uns war wichtig, dass aktualisierte Planungen direkt nachvollzogen werden können, was mit Clarity und dem Add-on Advanced Resource Planning der Fall ist: Jetzt stehen jederzeit Live-Daten zur Verfügung. Theoretische Annahmen bei der Planung sind dadurch hinfällig. 

Partnerschaft mit itdesign

Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit itdesign als Partner gemacht?

itdesign war während der PoC- und Implementierungsphase und ist uns auch heute noch eine große Stütze. Es ist sehr hilfreich, immer jemanden in der Hinterhand zu haben, auf den wir zugehen können. Die Zusammenarbeit ist immer sehr angenehm und partnerschaftlich – sei es hinsichtlich diverser Abstimmungen oder der Flexibilität.

Success Story in der Kurzfassung