Clarity Administratorin Anna kann mit wenig Zeit viel bewegen

Ein Tag mit Anna – wie Clarity Admins mit wenig Zeit viel bewegen können

Clarity Administration ist mehr als Systempflege. Sie schafft Struktur, sorgt für Transparenz und ermöglicht fundierte Entscheidungen. Schon kleine Schritte führen zu spürbaren Verbesserungen.

6 min Lesedauer

Wer wie Anna bei sich im Unternehmen für Clarity verantwortlich ist, jongliert täglich zwischen spontanen Anfragen, Systempflege und strategischer Weiterentwicklung. In diesem Beitrag begleiten wir Anna durch ihren Arbeitstag und zeigen, wie sich mit der Modern UX auch kleine Optimierungen direkt positiv auswirken können.

Und falls Sie sich wundern: Nein, die wenigsten Admins haben so viel Zeit wie Anna, um sich einen ganzen Tag ausschließlich der Clarity Administration zu widmen. Genau deshalb lohnt sich jeder Impuls, der den Alltag erleichtert.

09:00 Uhr – Übersicht durch Views

Der Tag beginnt mit einem Blick in Annas To-do-Liste – direkt in Clarity. Sie nutzt eine personalisierte Ansicht mit Filter-Widgets und bedingter Formatierung, um Aufgaben nach Themen zu sortieren und den Überblick zu behalten.

Wichtig: Annas Filter für den To-do-Besitzer ist auf „Aktueller Benutzer“ gesetzt. Wenn die gespeicherte Ansicht geteilt wird, erkennt Clarity automatisch den aktuell eingeloggten Benutzer, und dieser sieht nur seine eigenen To-dos.

Bedingte Formatierung und Widgets in den Admin To-dos
Filter-Widgets

Widgets sind kleine grafische Elemente wie Diagramme oder Kennzahlen, die oberhalb einer Listenansicht eingeblendet und konfiguriert werden können. Wenn die Option „Widgets filtern“ aktiviert wird, werden diese Widgets interaktiv. Wenn Anna z. B. auf ein Segment eines Kreisdiagramms klickt, werden die Liste und die anderen Widgets automatisch nach diesem Segment gefiltert.

Bedingte Formatierung

Damit kann Anna z. B. Aufgaben farblich hervorheben, die zu einem bestimmten Thema gehören oder besonders dringend sind, ähnlich wie in Excel.

Annas erstes To-do für heute hat mit den Views (Ansichten) zu tun. Die zentrale View-Übersicht bietet zahlreiche Möglichkeiten, um mehr Transparenz, Übersicht und Struktur zu schaffen.

Ein Kollege geht in den Ruhestand – Anna übernimmt seine gespeicherten Views. Dank der Bulk-Edit-Funktion in der zentralen View-Übersicht kann sie die Eigentümerschaft aller betroffenen Ansichten mit wenigen Klicks auf die Nachfolgerin übertragen. So bleibt die Verantwortung klar geregelt – ohne manuelle Einzelbearbeitung.

Bulk-Edit

Mit dieser Funktion kann Anna mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten, z. B. den Besitzer von 20 Ansichten auf einmal ändern. Hierfür kann wie in Excel in einer Zelle unten rechts das Kreuz gewählt und nach unten gezogen werden.

10:00 Uhr – Struktur schaffen mit Regeln

Auch bei den Blueprints zeigt sich die Stärke der Modern UX: Anna kopiert für ihr nächstes To-do eine bestehende Vorlage, ergänzt das Finanzmodul und aktiviert neue Regeln (Business Rules).

Blueprints

Blueprints sind die strukturelle Vorlage für Objekte wie Projekte oder Ideen. Sie definieren, welche Felder, Module und Regeln sichtbar sind – und für wen.

Regeln (Business Rules)

Regeln lösen bestimmte Aktionen aus oder schränken diese ein, z. B. die Sichtbarkeit von Modulen und Attributen.

Besonders hilfreich ist ein neuer Regel-Typ, der sicherstellt, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen, wenn zuvor definierte Bedingungen eintreten: Conditional Required Modal (bedingtes modales Dialogfeld mit erforderlichen Attributen). Beispiel: Wenn ein Projektstatus auf „Zurückgestellt“ (On Hold) gesetzt wird, muss zuerst eine Begründung eingegeben werden, warum der Status geändert wurde.

In ihren Benachrichtigungen entdeckt Anna, dass ihr ad hoc noch ein weiteres To-do zugeteilt wurde: Ein Attribut auf dem Projekt-Objekt scheint verschwunden zu sein. Die Ursache? Ein Label, das den Namen des Attributs in der Modern UX überschreibt und eine Field-Level-Security, die den Zugriff einschränkt.

Anna passt die Sichtbarkeit an und ergänzt einen Tooltip (Quick Info) – so wissen Projektmanager*innen künftig, wie das Feld zu nutzen ist.

Label

Ein Label ist die sichtbare Bezeichnung eines Feldes in der Oberfläche – unabhängig vom technischen Namen. So kann z. B. die Projektbeschreibung als „Projektdetails“ angezeigt werden.

Field-Level-Security

Damit lässt sich steuern, wer ein bestimmtes Feld sehen oder bearbeiten darf, z. B. nur Projektmanager*innen oder Systemadmins.

12:00 Uhr – Austausch mit Kolleg*innen

Die Mittagspause nutzt Anna für den informellen Austausch – und um Rückmeldungen zu neuen Funktionen einzuholen. Denn was nützen die besten Funktionen, wenn niemand sie kennt?

13:00 Uhr – Benachrichtigungen im Fokus

Am Nachmittag prüft Anna die von ihrem Werkstudenten Markus erstellten Benachrichtigungen. Diese informieren einen Benutzer über ein konkretes Ereignis, erfordern aber im Unterschied zu Genehmigungen keine anschließende Aktion. Sie unterscheidet zwischen:

  • Einfachen Benachrichtigungen: z. B. bei Zuweisung eines neuen To-dos. Sie basieren auf einem Ressourcenattribut, z. B. dem Besitzer eines To-dos.
  • Komplexen Benachrichtigungen: z. B. wenn eine Idee in eine bestimmte Phase übergeht und mehrere Personen informiert werden sollen. Sie basieren auf einem Zielattribut, z. B. auf der Phase eines Projekts oder einer Idee.

Die Konfiguration erfolgt direkt im Administrationsbereich der Modern-UX-Oberfläche – inklusive Auswahl von Zielobjekten, Bedingungen und Empfänger*innen. Besonders praktisch: Die Inhalte lassen sich über Attribute dynamisch gestalten – z. B. wird der Name des Projekts automatisch in die Nachricht eingefügt.

14:00 Uhr – Aufgaben im Zeitformular

Weiter geht’s mit den Zeitformularen. Anna testet neue Validierungsregeln, die z. B. verhindern, dass interne Mitarbeitende mehr als 50 Stunden pro Woche buchen. Die Regeln greifen direkt beim Einreichen – inklusive Fehlermeldung und Hinweistext.

Fehlermeldung im Zeitformular

Ein weiteres To-do betrifft die Sichtbarkeit von Aufgaben im Zeitformular. Anna aktiviert die neue Option „Für Zeiteintrag geöffnet“ (Open for Time Entry). Nur Aufgaben, die auf Ressourcenebene für die Zeiterfassung freigegeben sind, erscheinen im Zeitformular. Früher war das nur auf Projektebene möglich – jetzt auch granular auf Aufgabenebene .

Für Zeiteintrag geöffnet (Open for Time Entry)

Mit der Clarity Version 16.3.3 kann Anna zudem nun zwei neue Jobs nutzen, um Zeitformulare einzelner Mitarbeitender automatisch einzureichen oder zu genehmigen. Diese Jobs verarbeiten alle Zeitformulare mit dem Status „offen/ zurückgesendet“ oder „eingereicht“, die den vorgegebenen Parametern entsprechen. Dadurch reduziert sich ihr manueller Arbeitsaufwand.

15:30 Uhr – Systemeinstellungen und Hintergrundoptimierungen

Zum Abschluss des Tages widmet sich Anna den Systemeinstellungen:

  • Sie erstellt eine Login-Meldung, um auf ein bevorstehendes Upgrade hinzuweisen. Diese Meldung erscheint beim Einloggen – z. B. als Info-Banner mit Datum und Hinweistext.
  • Sie passt die Navigationsstruktur an – inklusive Icons, Labels und Sichtbarkeit einzelner Menüpunkte. So können z. B. neue Menüpunkte eingeblendet, bestehende umbenannt oder Menüpunkte für bestimmte Gruppen ausgeblendet werden. Des Weiteren lässt sich die Reihenfolge der Menüpunkte ändern.
  • Sie definiert Startseiten (Landingpages) für verschiedene Gruppen – z. B. startet das PMO künftig direkt auf der Statusbericht-Seite. Die Startseite beim Login kann je nach Rechtegruppe individuell festgelegt werden.
  • Sie nutzt die neue Funktion zur User Impersonation (Identität eines Benutzers annehmen), um die Sichtweise anderer Benutzer zu testen – ideal für die Prüfung von Zugriffsrechten. So kann Anna z. B. als Anwenderin „Dana“ ins System schauen und prüfen, ob alle Rechte korrekt gesetzt sind.
  • Zudem sieht sich Anna die Feature Toggles (Funktionsumschaltflächen) an, mit deren Hilfe sie zusätzliche Module und Features ein- oder ausblenden kann. Sie aktiviert die Benachrichtigungs-Glocke für Zeitformulare, die Benutzer informiert, wenn sie neue Benachrichtigungen zu ihren Zeitformularen haben.

18:00 – Annas Fazit zum Tagesende

Clarity Administratorin Anna kann mit wenig Zeit viel bewegen
Kleine Impulse, große Wirkung

Annas Tag zeigt: Die Modern UX bietet viele Möglichkeiten, die Clarity Administration effizient und nutzerfreundlich zu gestalten. Ob durch bessere Übersicht, gezielte Automatisierung oder individuelle Anpassungen – oft reichen kleine Schritte, um spürbare Verbesserungen zu erzielen.

Und jetzt?

Testen Sie doch gleich eine der Funktionen, die Sie neu entdeckt haben – und wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung brauchen, melden Sie sich gerne bei uns. 

Mit über 20 Jahren Clarity Erfahrung und tiefgreifender Expertise stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite, wenn es darum geht, das Beste aus Ihrem Clarity System herauszuholen.

Clarity Workshops mit dem itdesign-Team

Als nächstes lesen

Akku fast leer.