Was ist Portfoliomanagement?
Portfoliomanagement – oder ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagement bezeichnet die zentrale Steuerung aller Projekte eines Unternehmens. (PPM) – beschreibt das strukturierte Steuern aller ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. und Initiativen eines Unternehmens. Ziel ist es, den Fokus auf die Vorhaben zu legen, die den größten Beitrag zur UnternehmensstrategieUnternehmensstrategieSynonym für → Strategische PlanungLangfristige Ausrichtung eines Unternehmens. leisten.
Kern des Portfoliomanagements ist das Zusammenspiel aus vier Themenfeldern:
- Strategize: Die Unternehmensstrategie wird in klare Bewertungskriterien übersetzt
- Collect: Projektideen und Vorschläge werden zentral gesammelt, strukturiert und vergleichbar gemacht.
- Decide: Auf Basis transparenter Daten wird priorisiert und geplant.
- Execute: Beschlossene Initiativen werden gesteuert, regelmäßig überprüft und gegebenenfalls nachjustiert.
Was macht Portfoliomanagement
so relevant und komplex?
In der Praxis stoßen viele Unternehmen früh an Grenzen – unabhängig von Branche oder Größe. Typische Probleme sind:
- Verstreute Informationen: Projektinformationen liegen in Excel-Listen, Whiteboards, Präsentationen oder persönlichen Notizen. Das Zusammenführen kostet Zeit und Nerven.
- Unklare Verantwortlichkeiten: Wer bereitet Entscheidungen vor? Wer trifft sie? Fehlende Rollen und Gremien führen zu Verzögerungen.
- Bauchgefühl statt Kriterien: Entscheidungen werden getroffen, obwohl klare Bewertungsmaßstäbe fehlen – das sorgt für Frust und geringe Akzeptanz.
- Zu viele parallele Initiativen: ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. werden selten gestoppt. Teams arbeiten an zu vielem gleichzeitig und geraten in Überlastung.
Strategisches PortfoliomanagementStrategisches PortfoliomanagementStrategisches Portfoliomanagement bezeichnet die ganzheitliche Steuerung aller Projekte und Investitionen eines Unternehmens. schafft Klarheit und Fokus. Entscheidungen werden datenbasiert getroffen, Prioritäten transparent gesetzt und RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird. realistisch eingeplant.
Wie Clarity im Portfoliomanagement unterstützt
Clarity unterstützt Unternehmen dabei, ihren Portfoliomanagement-Prozess einfach, transparent und nachvollziehbar umzusetzen – ohne unnötige Komplexität.
Transparenz schaffen: Alle Informationen an einem Ort
Clarity bringt alle relevanten Projektdaten in ein zentrales System.
ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. werden strukturiert, zum Beispiel nach Projekttypen, Portfolios, Bereichen oder Kosten. So entsteht eine verlässliche Datenbasis – auch als Grundlage für weiterführende Analysen oder den Einsatz von KI.
Dabei gilt: Es gibt keine Standard-Projektmaske. Clarity lässt sich individuell auf die Bedürfnisse und Strukturen einer Organisation anpassen.
Abgebildet werden unter anderem:
- Aufgabenpläne
- Rollen, Personen und Skills
- Risiken und Kosten
Rollen klären und Entscheidungen absichern
In Clarity werden Prozesse systemseitig abgebildet.
Entscheidungsträger*innen werden gezielt benachrichtigt, sobald ihre Freigabe oder Bewertung erforderlich ist. So werden Verantwortlichkeiten klar – und Entscheidungen nachvollziehbar.
Gleichzeitig kann die Datenqualität aktiv gesteuert werden:
- ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. lassen sich erst einreichen, wenn alle notwendigen Informationen vorliegen
- Neue Reiter und Abschnitte erscheinen abhängig von Projektphase oder Genehmigungsstatus
Priorisieren, Ressourcen berücksichtigen, Überlastung vermeiden
Clarity ermöglicht strategisches PortfoliomanagementStrategisches PortfoliomanagementStrategisches Portfoliomanagement bezeichnet die ganzheitliche Steuerung aller Projekte und Investitionen eines Unternehmens. auf Basis klarer Kriterien.
Während des laufenden Portfoliobetriebs kann kontinuierlich nachjustiert werden – inklusive konkreter Hinweise, wann es sinnvoll ist, ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. zu stoppen.
- Scorings und Zielbeiträge werden hinterlegt und auswertbar gemacht
- Projekte lassen sich nach strategischem Nutzen priorisieren
- RessourcenverfügbarkeitRessourcenverfügbarkeitSynonym für → VerfügbarkeitVerfügbare Kapazität von Mitarbeitenden oder Teams. fließt direkt in die Planung ein
- Szenarioplanung macht sichtbar, wann welche Projekte realistisch starten können
Für wen ist Clarity im Portfoliomanagement besonders hilfreich?
Geschäftsführung
Erhält gezielte Benachrichtigungen bei Entscheidungsbedarf und trifft Entscheidungen auf Basis relevanter KPIs, belastbarer Daten und abgeleiteter Handlungsempfehlungen.
Portfoliomanager*innen
Können ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. nach Zielbeitrag priorisieren, RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird. realistisch planen und mithilfe von Szenarioplanungen Transparenz über funktionierende Zeitachsen schaffen.
Projektleitungen
Profitieren von nachvollziehbaren Prioritäten und einer Planung, die verfügbare KapazitätenKapazitätenSynonym für → VerfügbarkeitAllgemeiner Begriff für verfügbare Arbeitsleistung. berücksichtigt – Überlastung wird sichtbar und vermeidbar.
Eine der ganz großen Stärken: Clarity ist wahnsinnig flexibel und modular. Das macht es relativ einfach, andere Systeme über Schnittstellen an Clarity dran zu hängen.
Clarity bedeutet für mich: Projektmanagement einfach gemacht. Der riesige Vorteil in der Arbeit mit Clarity ist, dass man als Projektleiter alles in einem System hat. Alles was im Bereich Projektmanagement zu tun ist, ist nicht nur überblickbar, es ist auch auswertbar.
Die Entwicklung von Clarity bei der Unternehmensgruppe Theo Müller ist eine sehr erfolgreiche: Früher war die Frage bei manchen Themen, ob wir das in Clarity machen müssen. Heute fragen wir uns eher: "Können wir das nicht auch über Clarity abbilden?".
Dank der Flexibilität von Clarity bei der Gestaltung von Prozessen und Ansichten können wir den unterschiedlichen Ansprüchen der Bereiche Genüge tun.
Wir haben aufgezeigt, wie schwierig es ohne Clarity war, die Kosten und Einnahmen transparent zu machen und zu vergleichen. Und natürlich will das Topmanagement wissen, ob unsere Budgets eingehalten werden, ob wir profitabel sind, mit dem was wir tun, oder nicht. Der Mehrwert von Clarity wurde an dieser Stelle schnell erkannt und somit konnten wir auch das Management von der Einführung der neuen Software überzeugen.
Clarity ist die sprichwörtliche eierlegende Wollmilchsau unter den PPM-Tools. Die Software kann in allen Bereichen punkten, in einigen ist sie sogar führend. Der Funktionsumfang und die Flexibilität von Clarity waren entscheidende Kriterien in unserem Auswahlprozess.
Clarity ist bei uns im Unternehmen mittlerweile ein Kernsystem für die Verwaltung, das Controlling und die Steuerung von Projekten und Projektportfolios und ergänzt unsere Applikationslandschaft dahingehend. Clarity wird außerdem als Reporting-Instrument für die Management-Ebene verwendet und bietet hier einen einfachen und transparenten Überblick über die Projektlandschaft und den Status der einzelnen Vorhaben.
Clarity im Einsatz erleben
Erleben Sie, wie strategisches Portfoliomanagement mit Clarity in der Praxis aussieht – abgestimmt auf Ihre Organisation und Ihre Ziele. Lernen Sie die Funktionen kennen, die Ihnen helfen, wieder Fokus in Ihr Projektportfolio zu bringen.
