Was ist Ressourcenmanagement?
RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagement umfasst die Planung, Zuweisung und Überwachung von Ressourcen in Projekten. umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung von RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird., Zeit und Budgets. Ziel ist es, Ressourcen optimal einzusetzen, Engpässe zu vermeiden und ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. realistisch zu planen.
In der Praxis treffen dabei unterschiedliche Anforderungen aufeinander: Projektmanager*innen benötigen Ressourcen für ihre Projekte, Ressourcenmanager*innen koordinieren VerfügbarkeitenVerfügbarkeitDie Verfügbarkeit beschreibt die Kapazität einer Ressource, die für Projekte oder Aufgaben zur Verfügung steht., während Führungskräfte und PMOsPMOsSynonym für → Project Management OfficeAbkürzung für Project Management Office. den Überblick über AuslastungenAuslastungDie Auslastung beschreibt, wie stark verfügbare Ressourcen durch Aufgaben oder Projekte beansprucht werden. und Kapazitäten in ihren Teams und im gesamten Unternehmen behalten müssen.
Was macht Ressourcenplanung
so komplex und relevant?
Unternehmen stehen häufig vor denselben Herausforderungen:
- Fehlende Transparenz über verfügbare KapazitätenKapazitätenSynonym für → VerfügbarkeitAllgemeiner Begriff für verfügbare Arbeitsleistung.
- Überlastete Schlüsselpersonen und Engpass-Rollen
- Konkurrenz zwischen Projekten um dieselben RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird.
- Kurzfristige Änderungen in laufenden Projekten
- Unterschiedliche Anforderungen von Projektleitung, PMOPMOSynonym für → Project Management OfficeAbkürzung für Project Management Office. und Führungskräften
- Planung über mehrere Teams, Abteilungen oder Standorte hinweg
Ohne eine zentrale Grundlage für die RessourcenplanungRessourcenplanungRessourcenplanung beschreibt die Planung und Verteilung personeller und materieller Ressourcen über Projekte hinweg. entstehen schnell Abstimmungsaufwände, ungenaue Planungen und unnötige Risiken für ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. und Investitionen. Eine leistungsfähige Software für Ressourcenplanung hilft dabei, verschiedene Perspektiven zusammenzuführen und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen.
Ressourcenmanagement mit Clarity
Clarity unterstützt Unternehmen dabei, Ressourcen transparent zu verwalten und Kapazitäten optimal einzusetzen. Verfügbarkeit, Bedarf und Auslastung werden in einer zentralen Lösung zusammengeführt, sodass alle Beteiligten auf derselben Datengrundlage arbeiten.
Rollen, Teams und Ressourcen zentral verwalten
Mit Clarity steuern Sie RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird., Rollen und Teams zentral über alle Investitionen hinweg. Stammdaten wie VerfügbarkeitenVerfügbarkeitDie Verfügbarkeit beschreibt die Kapazität einer Ressource, die für Projekte oder Aufgaben zur Verfügung steht., Qualifikationen oder organisatorische Zugehörigkeiten stehen jederzeit aktuell zur Verfügung.
- Pflege von Ressourcenstammdaten wie Verfügbarkeit, Kontaktinformationen, Skills, ZuordnungZuordnungDie Zuordnung beschreibt die organisatorische oder strukturelle Einordnung von Ressourcen, Aufgaben oder Projekten. zu Organisationseinheit u.v.m.
- Investitionsübergreifende Definition und Steuerung von Rollen, Ressourcen und Teams
- IntegrationIntegrationEine Integration ist eine technische Verbindung zwischen Softwarelösungen zum automatisierten Datenaustausch. von HR-Systemen Ihrer Wahl zur automatisierten Synchronisierung von Ressourcendaten
- Transparente Darstellung der Ressourcengrundlast durch Abbildung von Arbeitszeitmodellen und Grundlasten (z. B. Linientätigkeiten, Nebenprojekte, Abwesenheiten, …)
- Individuelle Maßeinheiten: Unterstützung von Tagen, Stunden, FTEFTESynonym für → Full-Time EquivalentAbkürzung für Full-Time Equivalent. oder Prozent
Strategische Ressourcenplanung für das gesamte Portfolio
Für die langfristige Unternehmens- und PortfolioplanungPortfolioplanungPortfolioplanung ist der Prozess zur Auswahl und Priorisierung von Projekten innerhalb eines Projektportfolios. benötigen Entscheidungsträger*innen einen verlässlichen Überblick über verfügbare KapazitätenKapazitätenSynonym für → VerfügbarkeitAllgemeiner Begriff für verfügbare Arbeitsleistung.. Clarity ermöglicht eine strategische Sicht auf RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird. über alle Ebenen hinweg und schafft eine belastbare Grundlage für Investitionsentscheidungen.
- Transparente AuslastungAuslastungDie Auslastung beschreibt, wie stark verfügbare Ressourcen durch Aufgaben oder Projekte beansprucht werden.: Kapazitäten auf Ressourcen-, Abteilungs- und Projektebene auf einen Blick
- Frühzeitige Erkennung von Engpässen und Bottleneck-Rollen
- Langfristige Kapazität für geplante Investitionen sicherstellen
- Flexible Ansichten und Funktionen je nach Rolle
- Mittel- bis langfristige RessourcenplanungRessourcenplanungRessourcenplanung beschreibt die Planung und Verteilung personeller und materieller Ressourcen über Projekte hinweg. auf Unternehmensebene für Mitarbeiter- und Ressourcenentwicklung
Operative Ressourcensteuerung im Tagesgeschäft
Neben der strategischen Planung unterstützt Clarity auch die operative Steuerung Ihrer RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird.. So gelingt die Abstimmung zwischen Projektanforderungen und verfügbaren KapazitätenKapazitätenSynonym für → VerfügbarkeitAllgemeiner Begriff für verfügbare Arbeitsleistung. deutlich effizienter.
- Abbildung flexibler RessourcenmanagementRessourcenmanagementRessourcenmanagement umfasst die Planung, Zuweisung und Überwachung von Ressourcen in Projekten.- und Genehmigungsprozesse
- Highlevel-Planung mit Rollen und schnelle Besetzung per Drag & Drop mit passenden Ressourcen
- Transparenz über den Auslastungsstand durch farbliche Kennzeichnung von Überlastung
- Verschiedene Planungsebenen – von der ProjektzuordnungProjektzuordnungSynonym für → ZuordnungEinordnung von Projekten innerhalb eines Projektportfolios. bis zur AufgabenzuweisungAufgabenzuweisungSynonym für → ZuweisungZuordnung von Aufgaben zu Mitarbeitenden.
- Visualisierung von Kapazitätsauswirkungen verschiedener Planungsoptionen in Echtzeit
- Live-Auswertung der Ressourcenverfügbarkeit visuell im HistogrammHistogrammEin Histogramm im Ressourcenmanagement visualisiert Kapazitäten und Arbeitsaufwand über einen bestimmten Zeitraum. darstellen
- Zeiterfassung im System für Soll-/Ist-Vergleich
Für diese Rollen ist Clarity besonders hilfreich
Projektmanager*innen
Planen ProjekteProjektEin Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und einem konkreten Ergebnis. effizient, identifizieren Ressourcenbedarfe frühzeitig und fragen RessourcenRessourceEine Ressource ist ein materielles oder immaterielles Mittel, das zur Durchführung eines Projekts eingesetzt wird. im System an.
Ressourcenmanager*innen
Steuern VerfügbarkeitenVerfügbarkeitDie Verfügbarkeit beschreibt die Kapazität einer Ressource, die für Projekte oder Aufgaben zur Verfügung steht., priorisieren Anfragen und sorgen für eine ausgewogene AuslastungAuslastungDie Auslastung beschreibt, wie stark verfügbare Ressourcen durch Aufgaben oder Projekte beansprucht werden. von Teams und Mitarbeitenden.
Team- und Abteilungsleiter*innen
Behalten die Auslastung und Kapazitäten ihrer Teams im Blick und erkennen frühzeitig dauerhafte Über- oder Unterlastungen.
Clarity ist bei uns im Unternehmen mittlerweile ein Kernsystem für die Verwaltung, das Controlling und die Steuerung von Projekten und Projektportfolios und ergänzt unsere Applikationslandschaft dahingehend. Clarity wird außerdem als Reporting-Instrument für die Management-Ebene verwendet und bietet hier einen einfachen und transparenten Überblick über die Projektlandschaft und den Status der einzelnen Vorhaben.
Die Entwicklung von Clarity bei der Unternehmensgruppe Theo Müller ist eine sehr erfolgreiche: Früher war die Frage bei manchen Themen, ob wir das in Clarity machen müssen. Heute fragen wir uns eher: "Können wir das nicht auch über Clarity abbilden?".
Dank der Flexibilität von Clarity bei der Gestaltung von Prozessen und Ansichten können wir den unterschiedlichen Ansprüchen der Bereiche Genüge tun.
Clarity ist die sprichwörtliche eierlegende Wollmilchsau unter den PPM-Tools. Die Software kann in allen Bereichen punkten, in einigen ist sie sogar führend. Der Funktionsumfang und die Flexibilität von Clarity waren entscheidende Kriterien in unserem Auswahlprozess.
Wir haben aufgezeigt, wie schwierig es ohne Clarity war, die Kosten und Einnahmen transparent zu machen und zu vergleichen. Und natürlich will das Topmanagement wissen, ob unsere Budgets eingehalten werden, ob wir profitabel sind, mit dem was wir tun, oder nicht. Der Mehrwert von Clarity wurde an dieser Stelle schnell erkannt und somit konnten wir auch das Management von der Einführung der neuen Software überzeugen.
Eine der ganz großen Stärken: Clarity ist wahnsinnig flexibel und modular. Das macht es relativ einfach, andere Systeme über Schnittstellen an Clarity dran zu hängen.
Clarity bedeutet für mich: Projektmanagement einfach gemacht. Der riesige Vorteil in der Arbeit mit Clarity ist, dass man als Projektleiter alles in einem System hat. Alles was im Bereich Projektmanagement zu tun ist, ist nicht nur überblickbar, es ist auch auswertbar.
Mehr Transparenz in Ihrer Ressourcenplanung schaffen
Erfahren Sie in einer persönlichen Demo, wie Clarity Ihr Ressourcenmanagement unterstützt. Gemeinsam zeigen wir Ihnen passende Funktionen und Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen.
